NETIZEN เปิดวิธีรับมือชัตดาวน์เมืองด้วยเทคโนโลยี พลิกวิกฤตโควิด-19 เป็นโอกาสปฏิรูปซอฟต์แวร์องค์กรด้วยคลาวด์

NETIZEN เปิดประสบการณ์รับมือชัตดาวน์เมืองด้วยเทคโนโลยี แนะองค์กรพลิกวิกฤตโควิด -19 เป็นโอกาสในการปฏิรูปซอฟต์แวร์องค์กรสู่ดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่น ชี้ทางรอดองค์กร “Work from home” ด้วยคลาวด์ ถอดประสบการณ์วิกฤตน้ำท่วมกรุงเทพฯ ปี 54 หลายองค์กรเดินหน้าธุรกิจแบบไม่สะดุด เพราะนำข้อมูลองค์กรขึ้นสู่ Cloud ช่วยพนักงานเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ ทุกเวลา พร้อมแนะองค์กร ปรับตัวรับเทคโนโลยีใหม่ๆ เผย 10 เคล็ดลับเด็ด Work from home พาองค์กรฝ่าวิกฤต ด้วย Future Trend Lifestyle ชี้วิกฤตครั้งนี้จะนำหลายองค์กรทำ Digital Transformation สำเร็จโดยปริยาย

นายกฤษดา สาธุกิจชัย ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหาร บริษัท เนทติเซนท์ จำกัด (Netizen) ที่ปรึกษาการวางระบบซอฟต์แวร์การบริหารจัดการทางธุรกิจ (ERP) เปิดเผยว่า สถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ในประเทศไทยเริ่มขยายออกไปกว้างขึ้น ส่งผลให้มีบางจังหวัดเริ่มประกาศปิดเมือง ในขณะที่กรุงเทพมหานครก็เริ่มมีมาตรการ “ชัตดาวน์สถานที่เสี่ยง” ด้วยการเริ่มปิดสถานบันเทิง ผับบาร์ โรงภาพยนตร์ สถานศึกษา และพื้นที่เสี่ยงต่อการระบาดโควิด-19 จำนวน 14 วัน ส่งผลให้องค์กรธุรกิจหลายภาคส่วนนำมาตรการทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) มาใช้เพื่อไม่ให้ธุรกิจสะดุดและสามารถดำเนินการต่อไปได้ในภาวะวิกฤต ดังนั้น ผู้ประกอบการจึงควรเตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยีและ Business Process ภายในองค์กร เพื่อรองรับการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานในครั้งนี้ โดยเฉพาะด้านซอฟต์แวร์องค์กร และเทคโนโลยีด้านการสื่อสาร การจัดการข้อมูลองค์กรขึ้นไปอยู่บนคลาวด์ เพราะจะทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ ด้วยอุปกรณ์สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต ซึ่งเป็นอุปกรณ์พื้นฐานที่พนักงานทุกคนมีอยู่แล้ว สอดคล้องกับที่องค์กรต้องให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน การ Work Form Home ซึ่งไม่ได้เป็นเพียงการรับมือผลกระทบจากโควิด-19 เท่านั้น แต่ยังถือเป็นอีกหนึ่ง Future Trend Work Lifestyle และถือได้ว่าการปฏิรูประบบซอฟต์แวร์องค์กรในครั้งนี้ เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไปในตัว

แนวทางในการ Work from home สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม SMEs (Small and Medium Enterprises) มองว่าในกลุ่มนี้ผู้ประกอบการขนาดเล็ก (Small) ไม่น่าเป็นห่วงกับการทำงาน Work from Home เนื่องจากปัจจุบันได้ใช้วิธี Work from home อยู่แล้ว สามารถทำงานได้ด้วยตัวเองจบในคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊กเครื่องเดียว ส่วนผู้ประกอบการขนาดใหญ่ (Enterprises) เองก็ไม่น่าเป็นห่วงเช่นกัน เนื่องจากผู้ประกอบการกลุ่มนี้ เป็นกลุ่มที่มีความพร้อมด้านการลงทุนและการใช้เทคโนโลยีเป็นอย่างดี จึงไม่มีปัญหากับการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้ แม้ไม่อยู่ในออฟฟิศ โดยกลุ่มผู้ประกอบการที่น่าเป็นห่วงที่สุด คือผู้ประกอบการขนาดกลาง (Medium) ซึ่งเป็นกลุ่มที่เริ่มมีทีมงานหลายทีม หลายฝ่าย ในการดำเนินธุรกิจและส่วนใหญ่ในการบริหารก็ยังเป็นลักษณะรวมศูนย์ ขาดการกระจายการทำงานที่ดีทั้งในส่วนของคนและส่วนของ Document Flow เมื่อปรับให้มีการ Work from home อาจทำได้ยากลำบากกว่ากลุ่มอื่นๆ ทั้งในแง่ของการสื่อสาร ประสิทธิภาพในการทำงาน และความต่อเนื่องของการทำงาน

ดังนั้น Netizen จึงได้นำเสนอแนวทางและมุมมองเพื่อให้แต่ละองค์กรเตรียมความพร้อมทางด้านไอที 10 ข้อ ประกอบด้วย

1. ระบบโทรศัพท์ปรับจากระบบ Analog เป็นระบบ IP PBX (IP Phone) เราสามารถรับโทรศัพท์ที่โทรเข้า Office ได้ทุกที่ที่มี Internet เข้าถึง โดยที่ปลายทางไม่ทราบว่าผู้รับสายไม่ได้อยู่ Office ซึ่งปัจจุบันก็มีบริการ IP PBX บน Cloud หรือเรียกว่า Cloud PBX สามารถวางระบบได้เร็วต้นทุนการลงทุนต่ำ และจ่ายตามการใช้งานจริง เป็นต้น ตัวอย่าง IP PBX เช่น Sangoma, Panasonic ส่วน Cloud PBX มี True, Cat Telecom และ 3BB Cloud เป็นต้น

2. แพลตฟอร์มในการทำเอกสารออนไลน์ (Online Document Software) ซึ่งมีให้เลือกใช้หลายแพลตฟอร์ม ทั้ง Google Suite (Doc, Sheet, Slide) หรือ Office365 (Excel, Word, Power point) ล้วนมีความสามารถให้ทุกคนสามารถทำงานอยู่บนเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกัน แม้จะอยู่ต่างสถานที่กัน ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี

3. กำหนดแพลตฟอร์มแชตออนไลน์ที่จะใช้ในองค์กรร่วมกัน ซึ่งอาจต้องศึกษาถึงคุณสมบัติที่แตกต่างกันไปสามารถเลือกตามความเหมาะสมและความคุ้นชินในการทำงานของพนักงานเป็นหลัก เช่น Hangouts ที่สามารถสร้างห้องเป็นทีมพร้อมเห็น Status ว่าทุกคนอยู่หน้าจอที่พร้อมจะ Chat หรือคุยงานกัน และข้อมูลต่างๆ จะไม่ถูกลบ นอกจากนี้ ยังมี Line, WhatApp และ Facebook Messenger เป็นต้น

4. แพลตฟอร์มในการประชุมทางไกล (Video Conference) ปัจจุบันมีให้เลือกใช้บริการหลากหลาย เช่น Microsoft Teams, Hangouts, Webex และ Zoom ในส่วนนี้หากองค์กรไหนใช้แพลตฟอร์มใดในการแชตออนไลน์อยู่แล้วก็แนะนำให้ใช้แพลตฟอร์มเดียวกันในการประชุมทางไกล เช่น หากใช้ Hangouts chat สำหรับแชตอยู่แล้วก็ให้ใช้ในการประชุมทางไกลควบคู่กันไป

5. แพลตฟอร์มสำหรับใช้ในการแชร์ไฟล์งานในปัจจุบันมีหลากหลายค่าย อาทิ One Drive, Google Drive, Dropbox, icloud, Origami E-doc, zDoc ซึ่ง Netizen เลือกใช้ Google Drive เป็นหลักให้กับทีมงานใช้ในระหว่างที่ทำงานร่วมกัน แต่เนื่องจากมีข้อจำกัดในการเก็บข้อมูลและเป็นการจัดการ File ภายในองค์กรจึงย้ายข้อมูลจาก Google Drive ไปสู่ Origami E-doc ในเอกสารที่ทำสำเร็จแล้ว เพราะสามารถจัดการข้อมูลตามแต่ละแผนกขององค์กร และยังสามารถเปิดสิทธิ์ในการเข้าถึงได้เป็นระบบระเบียบมากขึ้น

6. ระบบบริหารโครงการ (Project management system) ปัจจุบันมีอยู่หลายระบบ เช่น Asana, Trello, Basecamp และ Origami CRM เป็นตัวช่วยในการมอบหมายงาน วางแผนงาน และติดตามงานในแต่ละโครงการ ให้เป็นไปตามไทม์ไลน์ที่กำหนดไว้

7. จัดเตรียมระบบบริหารทรัพยากรบุคคลผ่านคลาวด์ (HR Cloud system) แทนการสแกนลายนิ้วมือหรือการตอกบัตรในที่ทำงาน สามารถให้พนักงานทำการลาแบบ Self service ได้เลย พร้อมระบบงาน HRM และ HRD ซึ่งปัจจุบันตัวระบบมีต้นทุนในการลงทุนที่ไม่มากนัก เช่น SuccessFactors, Happywork, onedee, Origami เป็นต้น ภายใน Netizen เราได้ใช้ระบบ Face recognition และ Origami ในการบริหารจัดการภายในองค์กร

8. ระบบ CCTV Cloud กล้องวงจรปิดในองค์กร ที่เก็บ Storage บน Cloud ได้ เพื่อใช้สำหรับตรวจสอบภายในออฟฟิศ กรณีต้องให้พนักงานทำงานที่บ้านทั้งหมด จะไม่มีคนเข้าทำงานที่บริษัทจำเป็นต้องตรวจสอบและจัดเตรียม CCTV ให้พร้อม

9. ระบบอนุมัติการทำงานต่างๆ (Workflow Approval Process) เช่น การอนุมัติขั้นตอนการทำงานต่างๆ โดยไม่ต้องเซ็นเอกสาร ปัจจุบันมีระบบที่นิยมใช้งานในองค์กร อาทิ One web, K2 และ Origami ซึ่งแต่ละแบบสามารถที่จะเชื่อมเข้ากับระบบ ERP ขององค์กรได้ง่ายขึ้น สามารถช่วยให้ลดขั้นตอนในการส่งเอกสารในการอนุมัติ และทำงานได้อย่างรวดเร็ว

10. ปรับองค์กรเข้าสู่ระบบคลาวด์ ERP และ e-Tax Invoice ปัจจุบันหลายองค์กรยังไม่ได้ปรับระบบ ERP ขึ้นสู่ Cloud ซึ่งอาจจะมีความยากลำบากในการที่ดูแล Server ERP ในสถานการณ์การทำงานแบบ Work from home หากองค์กรยังไม่ได้คิดที่จะปรับเปลี่ยนระบบ ERP สามารถนำ Software ERP ตัวเดิมไปฝากไว้ที่ Data Center แต่หากมีโครงการปรับเปลี่ยนระบบ ERP ก็อาจวางแผนเปลี่ยนเป็น Real Cloud ERP เพราะมีการวาง Data Structure, Process, และ UX/UI ที่ใช้กับ Cloud โดยเฉพาะ พร้อมทั้งการออกเอกสาร Tax Invoice ก็สามารถที่จะออกเป็น e-Tax Invoice ในปัจจุบัน ERP ที่เป็น Real Cloud ERP ประกอบด้วย SAP Business ByDesign เวอร์ชั่น Netizen Arabica และ Oracle ERP Cloud เป็นต้น

นอกจากการเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงานแบบ Work from home นั้นองค์กรจำเป็นต้องสื่อสารกับ Supplier และลูกค้า เพื่อขอความร่วมมือในการส่งเอกสารต่างๆ เป็นแบบ Digital Document แทน เช่น PDF file, E-tax Invoice พร้อมโอนเงินผ่านทางช่องทาง Online เพื่องดใช้เมสเซนเจอร์วางบิลรับเช็ค ช่วยป้องกันการแพร่ระบาดของไวรัส พร้อมทั้งกระตุ้นให้การลดใช้กระดาษ (Paperless) มากขึ้น

“Netizen ได้นำประสบการณ์จากปี 2554 ที่กรุงเทพมหานครประสบกับเหตุการณ์น้ำท่วมใหญ่ มีลูกค้าหลายบริษัทต้องประสบปัญหา พนักงานไม่สามารถเดินทางไปทำงานและทำงานจากที่บ้านได้ เพราะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลองค์กรได้ เนื่องจากห้อง Server ถูกน้ำท่วม จึงเป็นจุดเริ่มต้นให้ Netizen พยายามผลักดันให้หลายๆ บริษัทหันมาปฏิรูปองค์กร ด้วยการนำข้อมูลไปไว้บนระบบ Cloud ช่วยให้สามารถเข้าถึงเอกสารต่างๆ ได้จากทุกที่ สำหรับครั้งนี้หากองค์กรเล็งเห็นความสำคัญในการใช้เทคโนโลยี Cloud ก็จะช่วยให้องค์กรเดินหน้าได้ไม่สะดุด ทั้งยังเป็นการเตรียมพร้อมรับมือกับวิกฤตที่อาจเกิดขึ้นอีกในอนาคต และการเกิดวิกฤตโควิด-19 ในครั้งนี้เชื่อว่าจะเป็นตัวผลักดันให้องค์กรเดินหน้าสู่การทำ Digital Transformation ได้โดยปริยาย” นายกฤษดาได้กล่าวทิ้งท้าย