Productivity Hack เทคนิตเพิ่มประสิทธิภาพให้ทุกวันของชีวิต โดย รวิศ หาญอุตสาหะ

วันนี้อยากจะมาเขียนเรื่อง Productivity Hack ที่ผมลองทำเองบ้าง ถูกบ้างผิดบ้าง มาเล่าให้ฟังครับบางอันก่อนจะทำอาจจะต้องลองดูพิจารณาก่อนนะครับว่าเหมาะกับท่านไหม

1. แบ่งงานชิ้นใหญ่ออกเป็นงานย่อยๆให้ได้ เวลามีงานมาต้องพิจารณาว่าต้องทำทุกอย่างให้เสร็จรวดเดียวไหม : คนเรานะครับ มี prime time ของวันที่ทำงานได้เต็มประสิทธิภาพสุดๆได้ไม่กี่ชั่วโมงต่อวันครับ บางคนอาจจะเป็นช่วงเช้ามืด บางคนอาจจะเป็นช่วงดึกๆ แต่เชื่อว่าเรามีกันทุกคนครับ

เวลานี้จะเป็นเวลาที่สมองเราแล่นมาก ทำงานได้ดีมาก คิดอะไรยากๆได้ ซึ่งต้องบอกว่าเวลานี้เวลาทองสุดๆจริงๆครับ เพราะฉะนั้น การวางแผนการใช้เวลาช่วงนี้จึงสำคัญมากครับ

ยกตัวอย่างละกันครับ อย่างเวลาผมอัด podcast ซึ่งผมต้องอัดทุกวัน ถ้าทำทุกอย่างต่อกันหมดตั้งแต่หาข้อมูล อัดเสียง และ upload ก็อาจจะชั่วโมงกว่าๆ และถ้าอินเทอร์เน็ตพังซึ่งเกิดขึ้นได้เสมอก็จะนานเข้าไปอีก

แต่ว่าเวลาที่ต้องใช้สมองเยอะจริงๆ คือ ตอนหาข้อมูลครับ ส่วนอัดเสียง upload ฯลฯ พวกนี้ทำตอนไหนก็ได้

ดังนั้น ผมจึงหาข้อมูลช่วงเช้าซึ่งเป็นช่วง prime time ของผมซัก 30 นาทีพอ แล้วใช้เวลาอีกเกือบชั่วโมงในช่วงก่อนนอนเพื่อ อัดเสียง upload ฯลฯ ซึ่งถ้าผมพยายามทำ podcast ทุกขั้นตอนให้เสร็จในตอนเช้า ผมต้องใช้ prime time ไปชั่วโมงกว่าๆ แต่ถ้าแบ่งแบบนี้ผมจะใช้ prime time แค่ 30 นาทีเท่านั้น หรืออย่างการทำ presentation เวลาที่ต้องใช้ prime time ในการทำคือช่วงการคิด content ซึ่งเอาจริงๆขั้นตอนนี้อาจจะยังไม่ต้องเปิด keynote หรือ powerpoint ด้วยซ้ำ เพราะการคิดพวกนี้คนส่วนใหญ่จะเขียนในกระดาษเอาแต่ขั้นตอนที่ค่อนข้างเสียเวลาคือ การทำสไลด์ให้สวยงาม หารูป เรียงตัวอักษร ใส่ effect ฯลฯ ซึ่งขั้นตอนนี้นานมากๆ แต่มันไม่จำเป็นต้องใช้เวลา prime time เลย

2. Keep track กิจกรรมกับคนในครอบครัวซึ่งเป็นเวลาที่มีค่า เราจะได้รู้ว่าวันๆหนึ่งเราได้จัดสรรเวลาได้เหมาะสมไหม ซึ่งจริงๆทำได้เยอะมาก แต่ผมขอยกตัวอย่างอันหนึ่งที่ผมทำละกันครับ คือผมจะมีอีเมลที่ผมสร้างให้กับลูกๆทั้งสองคน แล้วเวลาผมถ่ายรูปหรือวิดีโอของเขา พร้อมกับเขียนเหตุการณ์สั้นๆของวันนั้น เช่น วันที่เขาได้หนังสือใหม่ หรือวันที่พี่กับน้องทะเลาะกัน ฯลฯ แล้วผมจะอีเมลหาลูก โดยผมตั้งใจว่าจะให้ password อีเมลนี้กับลูกตอนเขาอายุซัก 12 ครับ เขาจะได้มีไดอารี่ตลอดช่วงเวลาเด็ก เก็บไว้ผ่านรูปแบบภาพและเสียง

การทำแบบนี้ช่วยให้ผมไม่ลืมว่าจริงๆแล้ว อะไรคือหน้าที่ที่สำคัญของเราบ้างครับ

3. อ่านหนังสือ : สำหรับหัวข้อนี้ต้องบอกว่าแต่ละคนจะมีเทคนิคที่แตกต่างกันออกไปมาก แต่ผมขอมาแชร์ของผมนะครับ

เวลาผมอ่านหนังสือผมจะเขียนลงไปในหนังสือเลยครับ ว่าอะไรสำคัญหรือเราคิดว่าเรื่องอะไรที่ควรจะเป็นประเด็นที่ต้องคิดจากหนังสือเล่มนี้ (ในกรณีที่เป็นบทความที่มาจากแหล่งต่างๆเช่น HBR ผมจะโหลดเป็น PDF แล้วทำเหมือนกันแต่เก็บไว้ใน Notability ครับ)

เสร็จแล้วผมจะมีสมุดอีกเล่มที่จดไว้ว่า ถ้ามีเรื่องประมาณนี้ให้ไปหาอ่านจากหนังสือเล่มไหน ซึ่งหนังสือเล่มนี้ทำหน้าที่เหมือนสารบัญ เช่น ถ้าเกิดลูกน้องทะเลาะกัน เคยมีหนังสือเล่มไหนให้แนวคิดที่น่าสนใจในเรื่องนี้เราก็กลับไปอ่านอย่างละเอียดอีกครั้งแบบนี้ครับ

ทำแบบนี้จะได้ไม่ต้องจำเยอะ เพราะเอาจริงๆจำไม่ไหวหรอกครับ มันเยอะมาก

อีกเรื่องหนึ่งคือผมเป็นคนที่มีหนังสือติดตัวตลอดเวลา เพราะเราไม่รู้เลยว่า “เศษเวลา” มันจะโผล่ขึ้นมาเมื่อไร บางทีเราต้องไปรอลูกค้า รอหมอ รอเพื่อน นานกว่าที่คาด การอ่านได้ทีละ
15 -20 นาที ไม่กี่วันก็จบเล่มหนึ่งแล้วครับ

4. อย่าหงุดหงิดกับปัญหาเล็กๆ ให้เตรียมใจไว้เลยว่าต้องเจอทุกวัน เตรียมวิธีแก้ปัญหาไว้เลย : เช่นเรื่องอินเทอร์เน็ตพัง ให้คิดเลยว่าจะใช้ hotspot ของใคร ไม่ต้องหงุดหงิด ไม่ต้องรำคาญใจ อย่าให้เรื่องแบบนี้มาทำลาย productivity ของเรา ถ้าเตรียมตัวไว้แล้วเราจะไม่หงุดหงิดครับ

5. หาเวลา Deep work ทุกวัน : Deep work คือช่วงเวลาที่คุณมีสมาธิจดจ่อกับการทำงานสุดๆ โดยไม่วอกแวก ไม่เช็คอีเมล ไม่เล่นเน็ต ฯลฯ โดยทำเป็นช่วงๆ แล้วพัก เช่น 25 นาทีพัก 5 นาที 50 นาที พัก 10 นาที ฯลฯ ลองดูว่าอันไหนเหมาะกับคุณมากที่สุด และช่วงเวลาแบบนี้ควรจะถูกใส่ไว้ใน calendar ด้วย เพราะจะว่าไป มันจะเป็นช่วงเวลาที่สำคัญและได้ทำงานมากที่สุดครับ (ลองดู post ก่อนหน้านี้เรื่อง MITs = most important task ควบคู่กันไปด้วยได้ครับ)

การลงทุนกับหูฟังที่มี noise cancellation ดีๆ ซักอันจะช่วยให้การทำ deep work ง่ายขึ้นอีกด้วยครับ ผมซื้อ B&O E8 มา ราคาอาจจะสูงหน่อย แต่เป็นของที่คุ้มติด 1 ใน 3 ที่ผมซื้อมาปีนี้เลยครับ เพราะใช้ทุกวันและมันดีมากๆครับ ไม่ใช่เฉพาะแค่ตอนทำ deep work แต่ยังรวมไปถึงตอนอยากจะพักผ่อนท่ามกลางเสียงดังๆ เช่น อยากนอนในที่ที่เสียงดังๆ หรืออยากมีสมาธิในร้านกาแฟ หูฟังแบบนี้ทำงานได้ดีมากครับ … ผมไม่รู้คนอื่นเป็นอย่างไรนะครับ แต่ว่าสำหรับผมหูฟังช่วยผมเยอะมากๆ ครับ

6. บันทึกไอเดียและ consolidate ไว้ที่เดียว : อันนี้จะใช้วิธีอย่างไรก็ได้ครับที่มันเหมาะกับตัวเรามากที่สุด อย่างตอนนี้ผมชอบใช้ notability ครับ ซึ่งทั้ง จด, พิมพ์, วาดรูป, โหลด PDF, เก็บรูปถ่าย, อัดเสียง ฯลฯ ไว้ได้ในที่เดียวและสามารถ sync ผ่านทุกอุปกรณ์ทั้ง macbook, ipad, iphone สะดวกสุดๆครับ

7. ชาร์ตมือถือไว้นอกห้องนอนและฝึกนิสัยการไม่จับมือถือเป็นอย่างแรกของวัน : ตั้งแต่ผมชาร์จมือถือนอกห้องแล้วชีวิตผมดีขึ้นเยอะครับ อีกเรื่องคือต้องพยายามไม่จับมือถือเป็นอย่างแรกตอนตื่น ให้ทำอย่างอื่นก่อนแล้วค่อยมาเริ่มเล่นมือถือครับ เวลาที่จะ set tone ของวันนั้นคือหนึ่งชั่วโมงหลังตื่นและหนึ่งชั่วโมงก่อนหลับ พยายามหลีกเลี่ยงการใช้มือถือในสองช่วงเวลานี้จะดีมากครับ

8. การวาง Theme การทำงานในแต่ละวันจะทำให้คุณตะลุยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น : ผมลองยกตัวอย่าง theme นะครับ เช่น วันนี้เป็นวันแห่งการประชุมก็ ประชุม ทำ agenda ประชุม ตามงานประชุมที่ค้างๆอะไรพวกนี้ให้หมด อีกวันอาจจะเป็นวันงดประชุม เราอาจจะจัดสรรเวลาทำงาน deep work มากๆ อีกวันอาจจะเป็น people day วันนี้จะทำงานเรื่องคนเยอะๆ คุยกับคนเยอะๆ อะไรแบบนี้เป็นต้นครับ

9. ถ้าเป็นคนที่ต้องขับรถเป็นประจำใช้ easy pass เถอะครับ

เทคนิค Productivity Hack ต่อมา คือ

10. สำรวจสิ่งที่คุณทานและปริมาณที่ทานในแต่ละมื้อว่ามันส่งผลอย่างไรต่อระดับพลังงานของคุณ : คนเราตอบสนองต่ออาหารไม่ทางใดก็ทางหนึ่งครับ ลองทดลองดูว่าเราทานอาหารแบบไหนแล้วมี productivity สูงสุด โดยส่วนใหญ่ถ้าอิ่มเกินไปก็ไม่ดี หิวเกินไปก็ไม่ดี และอาหารย่อยง่ายๆ มักทำให้พลังงานเราไม่ค่อยตกในระหว่างวันครับ

11. ลองพกมีด Swiss Army : ผมใช้ประโยชน์จากเจ้ามีดนี่เยอะมากอย่างไม่น่าเชื่อและทุกครั้งรู้สึกขอบคุณมากที่มีมันอยู่ครับ แต่ถ้าจะขึ้นเครื่องอย่าลืมโหลดนะครับ เพราะโดนยึดแล้วเสียดายครับ มันแพง

12. ลองหา Red Bull หรือ M 150 moment ดู : เวลาเหนื่อยๆคิดอะไรไม่ออก ให้ลองหาวิธีเรียกพลังที่เราใช้แล้วสามารถกระตุ้นแรงของตัวเองกลับมาได้นะครับ อย่างผมเวลาเหนื่อยมากผมจะหลับตาแล้วค่อยๆดื่มน้ำเย็นๆแบบช้าๆมากๆ แล้วตั้งสมาธิ ดื่มรวดเดียวจนหมด พลังในการทำงานจะกลับมาครับ

13. ไม่ว่าจะเหนื่อยแค่ไหนขอให้แบ่งเวลา 5 นาทีมาจัดบ้านทุกวัน : สำหรับคนที่ไม่ได้ทำอยู่แล้วนะครับ ขอ 5 นาทีพอไม่ต้องเยอะครับ จัดบ้านทุกวัน นอกจากมันจะเป็นกุศโลบายช่วยให้คุณเป็นคนมีวินัยและระเบียบมากขึ้นแล้ว ถ้าทำไปเรื่อยๆคุณจะแปลกใจกับการเปลี่ยนไปของบ้านคุณด้วยครับ

อย่างที่เขียนไปตอนต้นนะครับ อันนี้เป็นวิธีการที่ผมใช้ ซึ่งหลายท่านอาจจะถูกใจ ไม่ถูกใจ อย่างไรลองไปปรับกันดูนะครับ

อัพเดตข่าวสารการตลาดทุกวันได้ที่
Website : Marketeeronline.co / Facebook : www.facebook.com/marketeeronline