เทคนิคบริหารเวลา งานเยอะแค่ไหนก็เอาอยู่ ลองเริ่มต้นกับ 5 วิธีนี้

To Do List ของเรายาวเหยียดหรือไม่? เราขยาดการเช็กอีเมลในเย็นวันศุกร์ แล้วต้องเจอกับงานกองโตในเวลาที่กำลังจะกลับบ้านหรือเปล่า? หรือบางทีรู้สึกกังวลจนไม่สามารถจดจ่อกับงานตรงหน้าได้ หรือเวลาที่ทำอย่างอื่นอยู่กลับนึกกังวลถึงเรื่องงาน

หากกำลังรู้สึกว่าทำงานไม่ทัน หรือกังวลกับเรื่องงานตลอดเวลา ลองทำตามวิธีเหล่านี้ดู ไม่มีวิธีไหนที่เหมาะกับทุกคน ลองเลือกบางวิธีที่คิดว่าน่าจะได้ผลกับตัวเรา

 

ฝึกให้ตัวเองมองเหตุการณ์ตามความเป็นจริง

การพูดกับตัวเองทำให้เรารู้สึกสงบ และควบคุมสถานการณ์ได้ดียิ่งขึ้น เราต้องทั้งให้กำลังใจตัวเอง และในขณะเดียวกันก็ต้องตั้งเป้าทำงานให้เสร็จ เรามีคำพูดแนะนำที่ไว้พูดกับตัวเองเวลารู้สึกว่างานล้นมือ

“แม้ว่าเราจะมีงานหลายอย่างที่ต้องทำ แต่เราก็ทำงานได้ทีละอย่าง”

“เราอยากทำงานให้ได้มากกว่านี้ในแต่ละวัน แต่เราก็ต้องยอมรับว่าในหนึ่งวันเราสามารถทำงานได้มากขนาดไหน”

“อะไรคือสิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำในตอนนี้” เพื่อเตือนตัวเองไม่ให้ไปนึกย้อนถึงอดีต และกังวลถึงอนาคตที่ยังมาไม่ถึง

“เรารักในงานของเรา แม้ว่าบางทีจะยุ่งไปบ้าง แต่เราก็จะพยายามจัดการให้ได้”

 

เทคนิคบริหารเวลา จดว่าใช้เวลาเท่าไร ในการทำงานแต่ละอย่าง

จากงานวิจัยพบว่าเรามักคิดว่าเราใช้เวลาในการทำงานมากกว่าความเป็นจริง

ยกตัวอย่างเช่น พนักงานที่ทำงานมากกว่า 70 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ แท้จริงแล้ว มีเพียง 6% เท่านั้น ถ้าเราบอกตัวเองว่าเราใช้เวลาทำงานมากถึง 70 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ สมองเราจะคิดว่าจริง และกังวลไปล่วงหน้า

สมองของเราสั่งการไปก่อนตามอารมณ์ของเรา หากเรารู้สึกกังวลกับงานมากเท่าไร สมองก็ยิ่งสั่งการว่าเรามีงานมากมายกองอยู่มากเท่านั้น ซึ่งทำให้เรากังวลมากขึ้นไปอีก จนกลายเป็นวงจรอุบาทว์ เมื่อเรารู้สึกว่างานล้นมือเราจะรู้สึกเศร้า กังวล และไม่อยากทำงาน

ลอง Track เวลาทำงานในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ของตัวเอง อาจจะใช้เครื่องมือออนไลน์ หรือ spreadsheet ง่าย ๆ ก็ได้ แค่จดเวลาที่ใช้ทำงานเท่านั้น ยังไม่ต้องคิดว่าจะเปลี่ยนพฤติกรรมใด ๆ

พยายามลดการทำงานนอกเวลางาน เช่น เช็กอีเมลจากมือถือ หรือตอบอีเมล แม้จะดูเหมือนแค่แป๊บเดียว แต่ถ้าทำบ่อย ๆ รวม  ๆ แล้วพฤติกรรมเหล่านั้นกินเวลากว่าที่เราคิด

พอเราเลิกทำงานในช่วงวันหยุดแล้วนั้น เราจะรู้สึกว่าชีวิตเราดีขึ้น มีเวลาให้ตัวเองและครอบครัวมากขึ้น ยกตัวอย่างเช่น เรานั่งเล่นกับลูกวัยสองขวบโดยไม่ทำอย่างอื่นทำให้เรารู้สึกว่าเราเป็นพ่อแม่ที่ดีขึ้น เชื่อเถอะว่าใช้เวลา 5 นาทีคุยกันโดยไม่ทำอย่างอื่น ดีกว่าใช้เวลาด้วยกัน 10 นาทีแต่ทำอย่างอื่นไปด้วย

 

เรามองว่าคนอื่นคาดหวังกับเราอย่างไร

บางทีเรามักตั้งกฎบ้า ๆ บอ ๆ กับตัวเอง เช่น “เราต้องตอบอีเมลของ Sandra เร็วกว่าที่เธอตอบเรา” หรือ “เราต้องตอบอีเมลภายใน 1 วันเท่านั้น” เวลาที่คนเราใช้เวลาในการตอบเป็นการส่งสัญญาณบอกว่าเขากำลังยุ่งอยู่ หรือทำงานอย่างอื่นอยู่ ทำให้คนเคารพในเวลาของคนคนนั้นมากขึ้น

บางทีหากเราได้รับอีเมลในเวลาใกล้เลิกงาน หรือเย็นวันศุกร์ เราไม่จำเป็นต้องตอบทันทีก็ได้ บางทีคนอื่น ๆ อาจจะไม่ต้องการให้รบกวนเวลาส่วนตัวของเขาเช่นกัน ซ้ำร้ายการที่เราตอบทำให้คนอื่นรู้สึกว่าต้องตอบอีเมลทันทีตลอดเวลาเช่นกัน

  • พยายามเลิกตอบอีเมลนอกเวลางาน เพื่อนร่วมงานอาจจะดีใจที่เราช่วยให้เขาไม่ต้องทำงานดึกดื่นเช่นกัน
  • อย่าคิดเอาเองว่าคนที่ส่งอีเมลมาต้องการคำตอบทันที ลองถามหัวหน้าดูว่าจริง ๆ แล้วต้องการให้ส่งงานนี้เมื่อไหร่
  • บอกให้คนที่ส่งมาทราบว่าเราจะตอบกลับไป หากงานนี้ต้องใช้เวลาทำ 2 อาทิตย์ ก็ต้องแจ้งไปตามจริง

 

ทบทวนกับตัวเองดูสิว่าในความคิดของเรา หากจะประสบความสำเร็จต้องแลกมากับอะไรบ้าง

เราอาจจะมีความคิดที่ผิดในการทำงานให้ประสบความสำเร็จก็เป็นได้ บางทีอาจจะเป็นแนวคิดที่ Perfectionist เกินไป เช่น “จะประสบความสำเร็จได้เราต้องทำงานหนักกว่าคนอื่นเท่านั้น” หลายครั้งที่ความคิดเหล่านี้เป็นตัวการที่ทำให้เราไม่มีความสุข ฉะนั้นเราควรมานั่งทบทวนว่าเรามองเรื่องการไปให้ถึงความสำเร็จอย่างไร

มองหาความคิดที่ทำให้เราเครียด หรือผัดวันประกันพรุ่ง อย่างเราเวลาเขียนไม่ออกเราก็ต้องคอยเตือนตัวเอง เราไม่สามารถยัดข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดลงไปในหนึ่งบทความได้หรอก

ลองเขียนสิ่งที่เราคิดคู่กับทางเลือกอื่น ๆ ที่ทำให้เราประสบความสำเร็จได้เช่นกันดู เช่น “เพื่อนร่วมงานของเราเป็นพวกทะเยอทะยานทั้งนั้น ดู ๆ แล้วพวกเราทุกคนน่าจะประสบความสำเร็จกันทั้งหมดนั่นแหละ แต่เราไม่จำเป็นต้องเป็นคนที่ประสบความสำเร็จที่สุดก็ได้” การเขียนความคิดที่ดูจะทำได้จริงมากขึ้นต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ ลองเขียนหลาย ๆ ชุดความคิดดู และหาว่าความคิดใดที่เราทำแล้วได้ผลมากที่สุด

 

หาเวลาหยุดงานเสียบ้าง

เวลาที่เราหยุดพักร้อน ฟ้าไม่ได้ถล่มสักหน่อย แถมเรายังกังวลน้อยลงอีก ถ้าอยากรู้สึกชิล ๆ กับงาน ก็ทำตัวชิล ๆ เสียบ้าง

ลองถามตัวเองดูว่า “ถ้าอยากทำงานเบาลง เราต้องทำอย่างไร” ลองลิสต์ขึ้นมาสัก 3-5 ข้อ

ปัญหาคลาสสิกของคนเราก็คือ เรามักรอให้อารมณ์ดี ๆ ไม่ยุ่ง แล้วค่อยหาวิธีแก้ปัญหา แต่จริง ๆ แล้วเราควรเริ่มตั้งแต่ตอนที่ยุ่ง ๆ นี่แหละ พอเราเปลี่ยนพฤติกรรมบางอย่าง อารมณ์และทัศนคติเราก็จะเริ่มเปลี่ยนด้วยเช่นกัน แทนที่จะคิดว่า “ไว้ช่วงไหนไม่ยุ่งจะหาเวลาจัดระบบการทำงานเสียหน่อย” ลองคิดว่า “เราจะยุ่งน้อยลง ถ้าเราจัดระบบการทำงานของเรา” จะได้ไม่เป็นอย่างสุภาษิตวัวหายล้อมคอกนั้นแหละ

ที่มา : hbr.org

อัพเดตข่าวสารการตลาดทุกวันได้ที่ 
Website : Marketeeronline.co / Facebook : www.facebook.com/marketeeronline



อัพเดตข่าวสารการตลาดทุกวันได้ที่ Website: Marketeeronline.co
Facebook: www.facebook.com/marketeeronline

ติดตาม Marketeer Online ทาง Line@ : @marketeer

เพิ่มเพื่อน