อ่านชื่อเรื่องแล้วคิดว่าเป็นไปไม่ได้ใช่ไหมล่ะ Kenzo Fong เจ้าของบริษัท Rock จะมาเล่าให้ฟัง

ใน 1 วันทำงานของเรามีประชุมโน่นนี่มากมายเต็มไปหมด ตั้งแต่มีโควิด คนทำงานออฟฟิศหลายล้านคนนั่งหน้าจอคอมพิวเตอร์หลาย ๆ ชั่วโมงต่อวัน ประชุมยาวเหยียด แต่งานกลับไม่เดิน

จากงานวิจัยล่าสุดพบว่า 67% ของผู้ตอบแบบสอบถามรู้สึกว่าการประชุมมากเกินไป ทำให้รู้สึกเหนื่อยล้า และไม่จดจ่อกับการประชุมเท่าที่ควร งานวิจัยจาก Stanford พบว่า การต้องรักษา Eye Contact ในระหว่างการประชุมออนไลน์ และการเห็นหน้าตัวเองไปพร้อมกันทำให้รู้สึกเหนื่อยล้าในการประชุมมากกว่าเดิม

วิธีที่ง่ายที่สุดที่ช่วยลดปัญหานี้คือ ยกเลิก Weekly Meeting ไปซะ แม้จะฟังดูเป็นไปได้ยาก หรือจะทำได้ไหมในชีวิตจริง แต่บริษัทของเราได้ทำแบบนี้แล้วจริง ๆ

จากประสบการณ์ทำงานในบริษัทข้ามชาติอย่าง Uber หรือ Google ของเรา ที่มีทีมทำงานอยู่ในทุกที่ทั่วโลก เราต้องประชุมออนไลน์ตลอดทั้งวัน จนดึกดื่น และการประชุมส่วนใหญ่ค่อนข้างซ้ำซาก พูดถึงสิ่งที่รู้อยู่แล้ว แทนที่จะเอาเวลาไปทำงานอย่างอื่น

แย่ไปกว่านั้น เพื่อนร่วมงานบางคนก็ชอบพูดยาวเหยียดจนเลยเวลาไปอีก ไม่ว่าจะเป็นการประชุมครึ่งชั่วโมง 1 ชั่วโมง หรือแม้แต่ชั่วโมงครึ่งก็ตาม เราอยู่ในวังวนนี้กว่า 10 ปี จนเราคิดว่าถ้าวันหนึ่งที่เรามีบริษัทเป็นของตัวเอง เราจะไม่ทำแบบนี้

ตอนเราเริ่มตั้งบริษัท เรามี Mission ที่จะไม่ให้พนักงานยุ่งวุ่นวายกับ Internal Meeting มากจนเกินไป แล้วเราทำได้จริง ๆ บริษัทของเรามีพนักงานจาก 10 ประเทศทั่วโลก มี 7 Time Zone เรามุ่งมั่นว่าเราเลิกทำงาน Fix เวลาตายตัวแบบ 9 โมง เลิก 5 โมง

 

เราตัดการประชุมแบบทุกสัปดาห์ ทุกเดือนออกทั้งหมด

เราใช้วิธี Asynchronous Work แทนการประชุม เราได้คิดค้น “Asynchronous Work ซึ่งคือการทำงานที่ทุกคนสามารถทำได้ในเวลาที่ตัวเองสะดวก คนในทีมจะเป็นคนกำหนดว่าต้องการงานอะไร ภายในเมื่อไหร่ และทำตามนั้นโดยไม่ต้องได้รับคำตอบในทันทีก็ได้” หากต้องการพูดคุยต่อหน้าจริง ๆ ค่อยนัดประชุม

จากประสบการณ์ของเราที่ Rock นี่เป็นวิธีที่จะช่วยลดเวลาประชุมได้

  1. ยกเลิกประชุมแค่สำหรับการ Update ให้หมด เราไม่จำเป็นต้องมีประชุม 30 นาทีทุกสัปดาห์ เพื่อแค่ “Check In” เราใช้วิธีเขียนอัปเดตแทนก็ได้
  2. ถ้าจำเป็นต้องมีประชุมประจำสัปดาห์จริง ลองค่อย ๆ ลดเวลาประชุมดูสิ จาก 60 นาที ลดเหลือ 30 นาที เหลือ 15 นาที จนสุดท้ายเหลือแค่ 5-10 นาทีเท่านั้น จนเราไม่รู้สึกว่าเป็นภาระอันหนักหน่วง
  3. ลิสต์หัวข้อที่ประชุมออกมา และลองหาวิธีที่จะทำให้สำเร็จได้โดยไม่ต้องประชุม อาจจะใช้เป็นการอัด VDO มาดูทีหลัง หรือเป็นข้อความเสียงแทน
  4. ลองใช้ App ที่ Manage การทำงานในทีม โดยผู้นำทีมจะตั้งหัวข้อ หรืองาน ที่ต้องการให้ผู้ร่วมทีมทำ จากนั้นทุกคนมาใส่อัปเดต หากมีปัญหาหรือคำถามก็สามารถใส่ไว้ และรอให้คนมาตอบเมื่อสะดวก
  5. เก็บการประชุมต่อหน้าไว้สำหรับประชุมที่สำคัญจริง ๆ อย่างการ Brainstorm หรือ การประชุม One-on-One

ความเหนื่อยล้าจากการประชุมนั้นเป็นเรื่องจริง และทำให้บริษัทเสียทั้งเงินและ เวลาไปกับการประชุมที่เปล่าประโยชน์ ซ้ำร้ายพนักงานยังรู้สึกเหนื่อย หดหู่ และ ไม่ Productive เราต้องกลับมาประเมินว่าเราใช้เวลาการทำงานกันอย่างไร และ จะเพิ่ม Productivity ได้อย่างไร ทั้งในการทำงาน และ ในชีวิต ลองทำดูสิ แล้วคุณจะทึ่งว่าทีมของคุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นจริง ๆ

ที่มา: fastcompany.com



อัพเดตข่าวสารการตลาดทุกวันได้ที่ Website: Marketeeronline.co
Facebook: www.facebook.com/marketeeronline

ติดตาม Marketeer Online ทาง Line@ : @marketeer

เพิ่มเพื่อน