Work / หนึ่งในสิ่งที่คนวัยทำงานต้องทำกันเป็นประจำนับตั้งแต่คอมพิวเตอร์บนโต๊ะเชื่อมอินเตอร์เน็ตได้ คือส่งอีเมล์ ให้เพื่อนร่วมงาน ลูกน้อง หัวหน้า ลูกค้า หรือบุคคลที่จำเป็นต่อธุรกิจ
การส่งอีเมล์สะดวกง่ายดายยิ่งขึ้นหลัง โทรศัพท์เคลื่อนที่พัฒนาสู่สมาร์ทโฟน ที่สามารถส่ง ดูสถานะของอีเมล์และตอบกลับจากสมาร์ทโฟนคู่ใจได้ทุกที่ทุกเวลาหากมีสัญญาณอินเตอร์เน็ต
ทว่าอย่างหนึ่งที่ไม่เคยเปลี่ยนเลยคือ การต้องรอลุ้นอีเมล์ที่ส่งไปเพราะอีกฝ่ายไม่ตอบกลับมาเสียที
และจะยิ่งเครียดถ้าอีเมล์นั้นสำคัญต่อหน้าที่การงานและความก้าวหน้าทางธุรกิจ แต่ไม่ต้องกังวลไป เพราะเคล็ดลับ 5 ข้อต่อไปนี้ จะทำให้อีเมล์คุณไม่ถูกเมินอีกต่อไป
เบิกทางด้วยความประทับใจ : เคล็ดลับแรกที่ช่วยให้อีกฝ่ายตอบกลับอีเมล์ของคุณคือ นำพลังความประทับใจมาใช้ อาจเป็นเรื่องในอดีตที่คุณยังทำไม่ลืม ความช่วยเหลือที่อีกฝ่ายเคยมีให้
และเรื่องเล็กน้อยเกี่ยวกับเขาหรือเธอที่คุณมองว่ายิ่งใหญ่ แต่ต้องเป็นไปอย่างจริงใจ โดยการทำให้อีกฝ่ายประทับใจ คือการเปิดประตูใจ เปิดทางสู่การตอบกลับอีเมล์
เอื้อให้เซย์เยสได้ง่าย : เคล็ดลับข้อต่อมาคือ เสนอทางเลือกต่างๆ ช่วยให้อีกฝ่ายตอบกลับมาได้สะดวก เช่น ถ้าเป็นการขอนัดเจอ อาจเสนอกรอบเวลาและสถานที่คร่าวๆ ให้เลือก
ส่วนถ้าเป็นการขอความช่วยเหลือก็ให้บอกให้ชัดไปเลยว่าต้องการอะไร ขณะเดียวกันก็ควรควรกระชับ เข้าใจง่ายและชัดเจน เพื่อลดเวลาทำความเข้าใจ ข่วยให้ตัดสินใจได้เร็วและตอบกลับได้เร็วที่สุด
ทัชใจอีกฝ่ายให้ได้ : เคล็ดลับอีกข้อที่ใช้ได้เช่นกันคือ แทรกรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เอาไว้อยู่ในราวที่จริงจัง เช่นในอีเมล์สมัครงาน ข้อมูลสำคัญคือประวัติย่อ ประสบการณ์ทำงาน
และคุณสมบัติของคุณซึ่งตรงตามที่บริษัทต้องการ แต่ก็ควรแทรกความประทับใจที่คุณมีต่อบริษัทที่หมายตาไว้ อย่าง ใช้ผลิตภัณฑ์เป็นประจำเอาไว้ด้วย
หรือถ้าส่งอีเมล์ ไปยังคนบุคคลระดับต้นๆ ในวงการ แน่นอนว่าข้อมูลหลักๆในอีเมล์ควรเป็น เรื่องที่คุณต้องการ ประวัติต่างๆ ของคุณ เพื่อให้มีความน่าเชื่อถือ จากนั้นอาจแทรกเรื่องราวหรือภาพประทับใจ
ของอีกฝ่ายเอาไว้ โดยเคล็ดลับข้อนี้ทำให้อีเมล์ของคุณมีชีวิต มีความเป็นมนุษย์ผ่านอารมณ์ความรู้สึกต่างๆ ไม่ดูแข็ง และจริงจังมากจนเกินไป ซึ่งถือว่าจำเป็นในยุคที่เอไอถูกนำมาใช้ในการเขียนอีเมล์มากขึ้น
ตอบแทนกลับไปบ้าง : การเสนอความช่วยเหลือให้ก่อน ก็เป็นเคล็ดลับอีกข้อที่กระตุ้นให้อีกฝ่ายตอบอีเมล์ของคุณได้เช่นกัน เช่น ถ้าอีเมล์ไปขอให้คนดังมาเป็นวิทยากร คุณก็ใส่ไปในอีเมล์เลยว่ายินดีช่วยโปรโมทหนังสือให้
หรือ ถ้าคุณเป็นตัวแทนบริษัทอีเมล์ไปขอความช่วยเหลือจากอาจารย์มหาวิทยาลัย คุณก็อาจให้นักศึกษาที่อาจารย์คนนั้นเป็นที่ปรึกษาให้มาฝึกงานในบริษัทของคุณ
ที่เคล็ดลับข้อนี้ได้ผลเพราะเป็นการเข้าใจธรรมชาติของมนุษย์ เรื่องการช่วยเหลือตอบแทนและพึงพากันที่ในทางธุรกิจเรียกว่าสมประโยชน์ (Win Win) กันทั้งสองฝ่ายนั่นเอง
สะกิดถามอย่างแยบยล : มาถึงเคล็ดลับข้อสุดท้ายคือ การสะกิดถามหากอีเมล์ยังไม่ได้รับการตอบกลับ โดยคุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องลังเล แต่ก็ไม่ควรถี่จนอีกฝ่ายรำคาญ
และต้องทำอย่างแนบเนียน เช่น ถ้าการตอบกลับจำเป็น คุณก็ย้ำไปให้รู้ หรือหากเป็นโปรโมชั่นต่างๆ อาจเสนอโปรโมชั่นใหม่เข้าไป
อย่างไรก็ตามทั้งหมดควรวางแผนมาอย่างรอบคอบ ว่าจะส่งกี่ครั้ง แต่ละครั้งส่งข้อมูลอะไรไปให้บ้าง และมีไม้เด็ดอยู่ตรงไหน / fastcompany