Marketing Everything/รวิศ หาญอุตสาหะ

เคยเป็นไหมครับ ที่อยู่ๆ ก็รู้สึกว่างานทุกอย่างหลั่งไหลเข้ามาไม่ขาดสาย ทำเท่าไรก็ไม่หมดสักที ทั้งโปรเจกต์หลัก โปรเจกต์รอง งานนอก งานใน เรียกได้ว่าเดินเข้าออฟฟิศมาก็รู้สึกได้ถึงความเหนื่อยแบบทันที

ถ้าคุณกำลังตกอยู่ในสถานการณ์แบบนี้แล้วล่ะก็ นี่อาจจะเป็นสัญญาณอย่างหนึ่งที่บอกว่าคุณต้องเริ่มหันกลับมาคิดทบทวนดูแล้วครับว่า.. ตอนนี้เราบริหารจัดการการทำงานของเราได้ดีพอหรือยัง

และในบทความนี้ผมก็ขอหยิบเอา 4 วิธีการบริหารจัดการการทำงานที่ผมคิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์มาแบ่งปันให้ได้อ่านกันครับ

  1. หาช่วงเวลาที่ดีที่สุดของคุณให้เจอ

ถ้าเป็นภาษาสำหรับวงการโทรทัศน์เขาเรียกช่วงเวลานี้กันว่า “prime time” (ไพรม์ไทม์) ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่มีค่าโฆษณาแพงสุดๆ ในชีวิตของคนเราก็มีช่วงเวลาแบบนี้ด้วยเหมือนกัน และแต่ละคนก็จะมี prime time ที่แตกต่างกันไป อย่างผมเองช่วงเวลาที่รู้สึกมีพลังมากที่สุด คือช่วงเวลาตั้งแต่เช้าตรู่ไปจนถึงเที่ยง ฉะนั้นในช่วงเวลานี้ ผมจะใช้มันทำงานที่สำคัญและมีผลกระทบมากที่สุดก่อน แล้วช่วงเวลาหลังจากนั้นจึงค่อยทำงานที่สำคัญรองลงมา อย่างการเช็กอีเมลหรือประชุมในเรื่องที่ไม่ใช่ประเด็นใหญ่

แต่อย่างที่ผมบอกไป คือ prime time ของแต่ละคนนั้นแตกต่างกัน บางคนที่ผมรู้จัก ช่วงเวลาที่เขารู้สึกว่าทำงานได้ดีหรือรู้สึกมีพลังมากก็เป็นช่วงเวลาดึกๆ หรือบางคนก็เป็นช่วงเย็น แต่ไม่ว่าจะเป็นช่วงเวลาไหนก็ตาม สิ่งสำคัญที่ทุกคนควรทำก็คือ หาให้เจอว่า ช่วงเวลาไหนคือ Prime Time ของเรา และใช้มันทำสิ่งที่สำคัญและมีผลกระทบมากที่สุดก่อน

TheAcademy-Rawis-232-Aug19-Picture
รูปจาก www.eisenhower.me

 

  1. ให้ความสำคัญกับการทำงานที่สำคัญแต่ไม่ด่วน (Q2)

หนึ่งในวิธีคิดที่ผมคิดว่าน่าสนใจและเป็นแนวคิดที่ผมเองก็นำมาใช้ด้วยเช่นกัน คือ The Eisenhower Matrix ซึ่งเป็นแนวคิดเรื่องการบริหารจัดการเวลาของประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกาอย่าง Dwight Eisenhower นั่นเองครับ ผมขออธิบายโดยสรุปให้ฟังประมาณนี้นะครับ

Eisenhower เขาจะแบ่งกิจกรรมหรืองานต่างๆ ออกเป็น 4Q ดังนี้ครับ

Q1 งานที่สำคัญและด่วน :
งานที่หากไม่ทำตอนนี้เดี๋ยวนี้ จะต้องมีปัญหาใหญ่เกิดขึ้นแน่นอน เช่น มีลูกค้ารายใหญ่ต้องการเรียกประชุมด่วน เพราะสินค้าล็อตใหญ่ที่เราส่งไปมีปัญหา ถ้าเราไม่ไปประชุมด่วนครั้งนี้ ก็อาจจะทำให้บริษัทต้องสูญเสียลูกค้ารายใหญ่ไป

Q2 งานสำคัญแต่ไม่ด่วน :
งานที่ไม่ทำตอนนี้ก็ไม่เป็นไร แต่ในระยะยาวแล้วเรื่องนี้จะส่งผลต่อเราแน่ๆ เช่น ตอนนี้บริษัทขายของได้ดีมาก จึงทุ่มงบทั้งหมดไปที่ฝ่ายขายและการตลาด ไม่เหลืองบเอาไว้ให้ R&D (พัฒนาและวิจัยสินค้า) เลย จนจู่ๆ วันหนึ่งก็มีสินค้าคู่แข่งที่ดีกว่าในทุกด้านเข้ามาในตลาด มากินส่วนแบ่งยอดขายของบริษัทไปซะหมด ถึงตอนนี้ R&D จะถูกเลื่อนจาก Q2 ไปเป็น Q1 ทันที

Q3 งานไม่สำคัญแต่ด่วน :

งานที่ไม่สำคัญ แต่ด่วน อย่างเช่น พรุ่งนี้จะมีงาน Big Sale ของสินค้าแบรนด์หนึ่งต้องไปให้ได้เพราะอยากได้มานานแล้ว หรือ เย็นนี้ต้องรีบกลับไปรอดูซีรีส์ตอนสุดท้ายให้จบเพราะอยากดูสดๆ ไม่ชอบดูย้อนหลัง

Q4 งานไม่สำคัญและไม่ด่วน :
ในเมื่องานนี้ทั้งไม่ด่วนและไม่สำคัญ ฉะนั้นก็พยายามข้ามๆ ไปบ้าง หรือถ้าเป็นไปได้ก็อย่าไปทำเลย อย่าง เช่น ดาราชื่อดังเพิ่งเลิกกันต้องรีบกดซื้อ e-magazine มาอ่าน หรือ นั่งไถ Social Media เพื่อนั่งดูชีวิตของคนอื่น

สิ่งที่จะบอกคือ เราต้องพยายามโฟกัสไปที่ Q2 เยอะๆ อันนี้ไม่ใช่แค่ในเรื่องของการทำงานนะ แต่รวมไปถึงเรื่องของชีวิตส่วนตัวด้วย เพราะเมื่อไหร่ก็ตามที่เราโฟกัสและให้เวลากับงานที่เป็น Q2 มากๆ เมื่อนั้นงานที่เป็น Q1 จะลดลง ตัวอย่างเช่น ช่วงนี้ลูกค้า complain เกี่ยวกับสินค้าและบริการของบริษัทมาเยอะมาก จนตอนนี้การแก้ปัญหาให้กับลูกค้ากลายเป็น Q1 ไปเรียบร้อย แต่ถ้าเราถอยออกมาดูดีๆ แท้ที่จริงแล้วที่ลูกค้า complain เข้ามาเยอะนั้น

ก็เป็นเพราะสินค้าหรือบริการของเรามีปัญหา ดังนั้น สิ่งที่เราควรทำไม่ใช่การทุ่มงบไปที่ฝ่ายบริการหลังการขายให้มากขึ้น แต่เราควรลงทุนกับสิ่งที่เป็น Q2 นั่นคือหาทางพัฒนาปรับปรุงสินค้าหรือบริการของเราให้ดีขึ้น เพราะเมื่อสินค้าดีขึ้นลูกค้าก็ complain น้อยลง งาน Q1 ก็จะลดลงไปด้วย

  1. ใช้ Tools เพื่อช่วย Automate task ที่สามารถทำได้

งาน หรือ task บางอย่าง เราอาจจะทำแบบเดิมมาเนิ่นนานจนเคยชิน ไม่เคยถอยออกมาดูเลยว่าบางสิ่งบางอย่างทุกวันนี้มันอาจจะมี Tools ที่สามารถช่วยลดงานในส่วนนี้ลงไปได้ ยกตัวอย่าง ถ้าคุณได้รับมอบหมายให้ดูแลกิจการร้านอาหารที่ตกทอดมาจากคุณปู่ของคุณ แน่นอนในยุคที่ปู่คุณทำ ทุกอย่างอาจจะยังเป็นแบบ Manual ต้องทำเอกสารด้วยมืออยู่ แต่ตอนนี้ธุรกิจร้านอาหารมี Tools เยอะมากที่สามารถทำให้คุณบริหารร้านได้ง่ายขึ้น ตั้งแต่เรื่องของสต๊อก, ระบบชำระเงิน, การจัดซื้อวัตถุดิบ, การบริหารพนักงาน, รวมไปถึงเรื่องของการบริหารจัดการเรื่องอื่นๆ ภายในร้านด้วย

หากคนทำสิ่งเดิมมานาน อย่าลืมที่จะลองถอยออกมา แล้วมองดูสิ่งรอบๆ ตัวดูบ้างนะครับว่า ตอนนี้มันมี Tools หรือเครื่องมืออะไรบ้างที่สามารถช่วยแบ่งเบาภาระงานของคุณได้บ้าง

  1. พยายามอย่าทำทุกอย่างด้วยตัวคนเดียว

คนทำงานหลายคนรู้สึกว่าต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเอง เพราะกลัวว่างานจะออกมาไม่ดี หรืออาจจะรู้สึกไม่ไว้ใจถ้าจะให้คนอื่นทำแทน ทำให้วันๆ มีงานที่จะต้องตรวจสอบและอนุมัติมากมาย ทำให้แทบจะไม่เหลือเวลาไปทำงานอื่นๆ ได้เลย

เรื่องนี้แก้ไขได้ง่ายๆ ด้วยการลองเริ่มกระจายงานออกไปให้คนอื่นๆ บ้าง อย่าเก็บงานทั้งหมดไว้ที่เราคนเดียว และผมอยากจะกระซิบบอกเบาๆ ไว้ตรงนี้เลยนะครับว่า… หลายครั้งคนที่เรากระจายงานไปให้ เขาสามารถทำได้ดีกว่าเราซะอีก

ครั้งต่อไปเมื่อคุณเริ่มรู้สึกว่างานเยอะเกินไป อาจจะลองนำวิธีการเหล่านี้ไปปรับใช้ดูนะครับ หวังว่าจะเป็นประโยชน์ไม่มากก็น้อย แต่หากว่าลองทำทุกวิถีทางแล้วงานก็ยังเยอะ ยังวิ่งเข้ามาไม่ขาดสาย ก็อาจจะถึงเวลาแล้วล่ะครับ ที่เราอาจจะต้อง “Say No” หรือ หยุดรับงานบ้าง ^^



อัพเดตข่าวสารการตลาดทุกวันได้ที่ Website: Marketeeronline.co
Facebook: www.facebook.com/marketeeronline

ติดตาม Marketeer Online ทาง Line@ : @marketeer