เม้าท์กระจายสไตล์ธีรพันธ์ โดย ดร.ธีรพันธ์ โล่ห์ทองคำ

การจัดกิจกรรมทางการตลาด หมายถึงการใช้กิจกรรมหรือเหตุการณ์พิเศษ (Special Event) เป็นสื่อกลางในการสร้างความสนใจ โอกาสในการเห็น และการผูกความสัมพันธ์ระหว่างตราสินค้ากับผู้บริโภคกลุ่มเป้าหมาย กิจกรรมทางการตลาดนั้นมีจุดเด่นที่ช่วยสนับสนุนให้แผนหรือกลยุทธ์การตลาดของคุณมีโอกาสบรรลุเป้าหมายมากขึ้น  เนื่องจากเหตุผลสำคัญที่สรุปได้ดังนี้

– สามารถนำตราสินค้าหรือองค์กรเข้าไปเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับกลุ่มเป้าหมายได้มากขึ้น

– ช่วยเชื่อมโยงตราสินค้า องค์กร กิจกรรม วิถีชีวิตของกลุ่มเป้าหมายเข้าด้วยกันอย่างสมบูรณ์

– สามารถเข้าถึงตัวกลุ่มเป้าหมายได้อย่างดี ซึ่งปกติจะเป็นการยากที่จะเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้

อย่างใกล้ชิดขนาดนี้

– เสริมสร้างการตระหนักรู้ในตราสินค้าและองค์กร

– สามารถบรรจุองค์ประกอบต่างๆ ที่เป็นเอกลักษณ์ขององค์กรและตราสินค้าในกิจกรรมเหล่านั้น ไม่ว่าจะเป็นสัญลักษณ์ โลโก้ และสีของสินค้า เป็นต้น

– ช่วยในการเผยแพร่และเก็บตราสินค้าไว้ในความนึกคิด (Top of Mind) ของกลุ่มเป้าหมายได้เป็นอย่างดี

– นำตราสินค้าหรือองค์กรเข้าไปมีส่วนร่วมและเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมได้

ไม่ว่าคุณจะวางแผนจัดงานประชุมสัมมนา งานเปิดตัวสินค้า งานกิจกรรมชุมชน หรืองานเลี้ยงขอบคุณลูกค้า ก็จะมีขั้นตอนเบื้องต้นในการวางแผนงานอยู่หลายขั้นตอนด้วยกัน โดยรายละเอียดจะขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่จัด ต่อไปนี้คือขั้นตอนหลักๆ สู่ความสำเร็จของการจัดกิจกรรมทางการตลาด

 

  1. ศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบการจัดกิจกรรมทางการตลาด

การศึกษาข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับทุกกิจกรรมทางการตลาดเพื่อค้นหาสิ่งที่เป็นประโยชน์

สำหรับคุณ คุณอาจจะอ่านบล็อกหรือดูวิดีโองานที่ผ่านๆ มา  ดูผู้มาร่วมงานและรายชื่อผู้ร่วมจัดงาน รวมถึงตรวจสอบข้อมูลบนโซเชียลมีเดีย กิจกรรมการตลาดในปัจจุบันนี้มีความโปร่งใสและจริงใจ คุณควรค้นหาจนกว่าจะเจองานที่ตรงกับคุณ คุณควรเน้นที่คุณภาพมากกว่าปริมาณ ตราบใดที่คุณเลือกจัดถูกงานคุณก็ไม่จำเป็นต้องจัดงานปีละหลายครั้ง คุณควรใช้เวลาทำความเข้าใจอย่างชัดเจนว่า คุณกำลังจัดงานอะไรและงานนี้สามารถช่วยคุณได้อย่างไรบ้าง

การจัดกิจกรรมทางการตลาดเป็นสิ่งที่ต้องลงทุน การศึกษาข้อมูลก่อนการวางแผนจัดงานสามารถช่วยเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนและทำให้คุณมั่นใจว่า ได้ใช้เงินไปอย่างคุ้มค่า

  1. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของงาน

ขั้นตอนต่อมาในการวางแผนการจัดกิจกรรมทางการตลาด ก็คือการกำหนดเป้าหมายและ

วัตถุประสงค์ที่ชัดเจน  เริ่มด้วยการถามตัวคุณเองก่อนว่า ทำไมคุณถึงจัดงานนี้ และอะไรคือผลสำเร็จที่คุณคาดหวัง

หากคุณรู้เป้าหมายหลักขององค์กรของคุณ คุณก็จะมีความมั่นใจว่า กิจกรรมทางการตลาดทุกส่วนมีการจัดการอย่างเหมาะสมเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมาย

ตัวอย่างของเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการจัดงาน เช่น ต้องการเพิ่มการรับรู้เกี่ยวกับตราสินค้าหรือบริการของคุณ ต้องการรวบรวมความคิดเห็นสำหรับการจัดงานในครั้งถัดไป คาดหวังว่าจะสามารถดึงคนเข้าร่วมงาน 500 คน  เป็นต้น

การตั้งเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้จะทำให้ทีมงานของคุณสามารถตรวจสอบได้ว่า ได้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้นแล้วหรือไม่

  1. กำหนดงบประมาณ

การกำหนดงบประมาณเป็นส่วนที่สำคัญส่วนหนึ่งของการวางแผนการจัดกิจกรรมทางการตลาด

กิจกรรมทางการตลาดที่มีแนวคิดดีๆ จำนวนมากประสบกับความล้มเหลวระหว่างดำเนินการ เนื่องจากทีมงานที่เป็นคนริเริ่มความคิดนั้นลืมคำนึงถึงงบประมาณก่อนที่จะมีการวางแผนงาน

ค่าใช้จ่ายจำเป็นที่คุณต้องใส่ไว้ในงบประมาณของงาน ได้แก่

  • ค่าสถานที่ ค่าใช้จ่ายส่วนนี้ควรรวมไปถึงค่าเช่า และค่าประกันภัยที่คุณต้องเสียค่าใช้จ่ายด้วย
  • การตกแต่งสถานที่ คุณอาจจะใช้วิธีการลงมือทำด้วยตัวเองหรือดีไอวาย (Do it yourself :

DIY) หรือจ้างมืออาชีพมาเสริมทีมก็ได้

การกำหนดงบประมาณล่วงหน้าจะช่วยคุณในการตัดสินใจว่า สิ่งไหนที่คุณสามารถดำเนินการได้เองและสิ่งไหนที่ต้องจ้างบุคคลอื่น

  • ค่าอาหารและเครื่องดื่ม ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ค่อนข้างชัดเจนในตัวเอง ซึ่งคุณควรจำไว้ว่า จำนวน

ที่คุณจัดเตรียมไว้จะต้องสอดคล้องกับจำนวนบัตรเชิญที่คุณส่งถึงแขกของคุณ

  • ค่าการแสดง ค่าใช้จ่ายส่วนนี้สามารถกำหนดตามความต้องการของคุณ โดยเป็นค่าวิทยากร

พิธีกร ดีเจ เป็นต้น ซึ่งคุณต้องมั่นใจว่าได้ตั้งงบประมาณสำรองสำหรับการเดินทาง-ที่พัก รวมทั้งค่าตอบแทนอื่นๆ แล้ว

  • ค่าระบบภาพและเสียง เป็นค่าใช้จ่ายของโปรเจกเตอร์ ไปจนถึงค่าลำโพงเครื่องเสียง โดยส่วนนี้จะเป็นส่วนที่รวมค่าใช้จ่ายไว้อย่างชัดเจน
  • ค่าซอฟต์แวร์ หากคุณยังไม่ได้จ่ายค่าบริการด้านซอฟต์แวร์ใดๆ ของงานเลย คุณก็ควรนำมารวมเข้ากับการวางแผนงานของคุณด้วย
  • ทีมงาน งบประมาณส่วนนี้มักจะถูกลืมบ่อยๆ ซึ่งที่จริงแล้วเป็นที่มาของค่าใช้จ่ายในส่วนของค่าเดินทางและที่พัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไปจัดงานต่างจังหวัด การจัดทำงบประมาณส่วนนี้ต้องพิจารณาเกี่ยวกับเวลาทำงานของทีมงานด้วยว่า พวกเขาจะใช้เวลาทำอะไรหากไม่ได้ทำงานนี้ ซึ่งจะทำให้คุณตัดสินใจได้ว่า ค่าใช้จ่ายส่วนเกินของงานที่เพิ่มเข้ามานี้คุ้มค่าหรือไม่
  • การทำการตลาด คุณสามารถทำการโปรโมตกิจกรรมทางการตลาดของคุณในเฟซบุ๊กหรือใช้วิธีการแบบดั้งเดิมโดยการแจกใบปลิวหรือการใช้รถแห่เพื่อประชาสัมพันธ์ในพื้นที่ก่อนการจัดงาน
  • ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด แม้แต่กิจกรรมทางการตลาดที่มีการวางแผนงานอย่างดีก็อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเกิดขึ้นได้  แต่ถ้ามีการประเมินค่าใช้จ่ายส่วนนี้เอาไว้ในงบประมาณของคุณก็จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่า จะไม่เกิดค่าใช้จ่ายที่คุณไม่เคยรู้มาก่อน

แม้ว่าค่าใช้จ่ายบางรายการนั้นคุณยังไม่สามารถกำหนดได้อย่างแน่นอน เช่น ถ้าคุณยังไม่ได้เลือกสถานที่ คุณก็ไม่สามารถระบุค่าใช้จ่ายได้ แต่คุณก็จำเป็นต้องตั้งงบประมาณโดยการตั้งจำนวนเงินที่มากที่สุดเท่าที่คุณสามารถจ่ายได้ไว้ก่อนที่จะทำการตัดสินใจในเรื่องนี้

  1. กำหนดวันเวลาจัดงาน

แม้ว่าวันเวลาจัดกิจกรรมทางการตลาดจะถูกกำหนดขึ้นล่วงหน้าก็ตาม แต่คุณต้องมั่นใจในการจัดงานดังกล่าวก่อนที่คุณจะยืนยันวันเวลาจัดงาน โดยต้องพิจารณาในประเด็นดังต่อไปนี้

  • กำหนดวันจัดงานที่ทำให้คุณมีเวลาเพียงพอในการทำงาน โดยทั่วไปคุณควรมีเวลาวางแผนงานล่วงหน้า  ซึ่งจะนานแค่ไหนขึ้นอยู่กับลักษณะงานของคุณ
  • ระมัดระวังวันหยุดสำคัญและวันหยุดทางศาสนา
  • หลีกเลี่ยงช่วงเวลาหยุดของโรงเรียน เช่น ช่วงปิดภาคเรียนฤดูร้อน
  • ตรวจสอบวันกับผู้ร่วมงานหลักๆ เช่น วิทยากร พรีเซนเตอร์ แขกวีไอพี

เมื่อคุณได้กำหนดวันจัดงานและงบประมาณเรียบร้อยแล้ว คุณก็สามารถเริ่มจองทีมงานภายนอกได้ เช่น ทีมงานจัดเลี้ยง  ทีมรักษาความปลอดภัย เป็นต้น

  1. สร้างสรรค์แผนงานหลัก

เมื่อคุณสรุปเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายทั้งหมดและกรอบเวลาที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณได้แล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มจัดทำแผนงานที่แท้จริง การสร้างสรรค์แผนงานหลักจะทำให้คุณสามารถตรวจสอบได้ว่า งานทุกส่วนกำลังดำเนินไปตามแผนงานหรือไม่

แผนงานหลักของคุณควรรวมทุกส่วนของงานเอาไว้ ได้แก่

  • การบริหารจัดการด้านสถานที่ การขนส่ง การจัดเลี้ยง เช่น สัญญาจ้าง ใบอนุญาตจัดงาน และ

การประกันภัย เป็นต้น

  • วิทยากรและพรีเซนเตอร์ เช่น การกำหนดตัวพิธีกร การยืนยันคิววิทยากร การเดินทางและการ

บริหารจัดการต่างๆ

  • กิจกรรมและการแสดงภายในงานกิจกรรมทางการตลาด
  • การประชาสัมพันธ์และโปรโมตงานทั้งออนไลน์และออฟไลน์ เช่น โปรโมตบนเว็บเพจและออนไลน์

ปฏิทินงาน สิ่งพิมพ์ สื่อมวลชน ป้ายต่างๆ และโซเชียลมีเดีย เป็นต้น

  • การลงทะเบียน เช่น การลงทะเบียนออนไลน์ การจ่ายเงิน และการติดตาม การลงทะเบียนเข้างาน เป็นต้น
  • การบริหารจัดการสปอนเซอร์และพันธมิตร
  • การบริหารจัดการทีมงานและการจัดสรรหน้าที่รับผิดชอบ

ในการวางแผนงานหลักคุณควรคำนึงถึงการสร้างกรอบเวลาอย่างละเอียดด้วย การดำเนินงานทุกอย่างถึงจะราบรื่น  โดยรวมไปถึงกำหนดเวลาที่ต้องส่งใบขออนุญาต นโยบายด้านการประกันภัย กำหนดช่วงเวลาลงทะเบียน  และกำหนดการอย่างละเอียดของวันงาน เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจตรงกัน

นอกจากนี้ คุณต้องจัดทำแผนงานเป็นลายลักษณ์อักษร และบันทึกสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินงานเอาไว้ เพื่อเป็นประโยชน์ในการทำงานครั้งต่อไปสำหรับตัวคุณเองและทีมงาน เพราะจะช่วยให้ไม่เกิดข้อผิดพลาดหรือตกหล่นในจุดใดจุดหนึ่ง

  1. บริหารจัดการทีมงาน

การจัดกิจกรรมทางการตลาดมีทีมงานหลายฝ่ายทำงานร่วมกันในการดูแลรายละเอียดของงาน

ทั้งหมด โดยมีผู้จัดการหรือประธานในการจัดงาน และมีหัวหน้างานควบคุมดูแลแต่ละฝ่าย เช่น ฝ่ายสถานที่ ฝ่ายวิทยากรหรือผู้บรรยาย ฝ่ายการแสดง ฝ่ายประชาสัมพันธ์ ฝ่ายสปอนเซอร์ และฝ่ายประสานงาน เป็นต้น

การมอบหมายบทบาทหน้าที่แก่ทีมงานแต่ละคนเป็นการสร้างระบบภาระความรับผิดชอบเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความสับสนในการดำเนินงาน  ทั้งนี้คุณสามารถตั้งตัวแทนขึ้นมาทำงานได้แต่ต้องไม่ลืมกำหนดให้มีการประชุมร่วมกันไว้ในแผนกิจกรรมทางการตลาดของคุณด้วย เพื่อตรวจสอบและติดตามความคืบหน้าหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นนั่นเอง

สำหรับขั้นตอนที่เหลือ ผู้เขียนจะกล่าวถึงและลงรายละเอียดในฉบับหน้า แล้วพบกันนะครับ!



อัพเดตข่าวสารการตลาดทุกวันได้ที่ Website: Marketeeronline.co
Facebook: www.facebook.com/marketeeronline

ติดตาม Marketeer Online ทาง Line@ : @marketeer