การวางแผนการจัดกิจกรรมทางการตลาด (Event Marketing) ตอนจบ /ดร.ธีรพันธ์ โล่ห์ทองคำ

ในตอนแรกนั้นผู้เขียนได้กล่าวถึงเรื่องราวของการวางแผนการจัดกิจกรรมทางการตลาดไปแล้ว 6 ขั้นตอน ได้แก่ การศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบการจัดกิจกรรมทางการตลาด, การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของงาน, การกำหนดงบประมาณ, การกำหนดวันเวลาจัดงาน, การสร้างสรรค์แผนงานหลัก และการบริหารจัดการทีมงาน สำหรับในตอนจบนี้จะขอกล่าวถึงอีกเจ็ดขั้นตอนที่เหลือต่อเลยดังนี้                                                                                            

  1. การจองสถานที่

เมื่อคุณมั่นใจในวันเวลาจัดงานแล้ว คุณต้องจองสถานที่ให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพราะงานของคุณต้องกำหนดวันเวลาจัดงาน และสถานที่ ก่อนที่จะเริ่มทำการโฆษณาประชาสัมพันธ์การจัดกิจกรรมทางการตลาด ดังนั้น ภารกิจนี้จึงต้องเสร็จสมบูรณ์ในช่วงเวลาของการวางแผนงานให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และวันเวลาจัดงานของคุณควรมีความยืดหยุ่นได้บ้าง รวมถึงสถานที่จัดงานก็ควรเปิดกว้างและมีความหลากหลายด้วย เพื่อเป็นทางเลือกนั่นเอง ทั้งนี้ยังมีรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องพิจารณาในการเลือกสถานที่ ได้แก่

– การเข้าถึงของผู้มาร่วมงาน สถานที่จัดงานควรอยู่ในที่ซึ่งผู้มาร่วมงานสามารถเดินทางมาร่วมงานได้ง่าย และมีลิฟต์หรือบันไดเลื่อน รวมถึงมีห้องน้ำแยกชายหญิงอย่างเพียงพอเหมาะสมกับจำนวนผู้มาร่วมงาน อาจต้องมีห้องสำรองสำหรับล่ามด้วยในกรณีที่ใช้ภาษาที่กลุ่มเป้าหมายอาจไม่เข้าใจข้อมูลที่ต้องการสื่อสาร สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่คุณต้องพิจารณาในการเลือกพื้นที่เพื่อให้ผู้มาร่วมงานได้รับความสะดวกสบายมากที่สุด

– ขนาดของพื้นที่ งานที่มีผู้มาร่วมงาน 50 คน ย่อมต้องการพื้นที่ต่างจากงานที่มีผู้มาร่วมงาน 500 คน ดังนั้น คุณต้องเลือกขนาดพื้นที่จัดงานให้เหมาะสมกับจำนวนผู้มาร่วมงาน รวมถึงคุณต้องพิจารณาเพิ่มเติมด้วยว่า คุณต้องการห้องที่แยกออกมาสำหรับการประชุมกลุ่มย่อยด้วยหรือไม่

– ที่จอดรถ สถานที่จัดงานควรมีที่จอดรถสำหรับผู้มาร่วมงานอย่างเพียงพอ หรือสามารถเดินทางโดยรถโดยสารสาธารณะได้ง่ายและสะดวก

– การประกันภัย คุณควรพิจารณาว่า ต้องซื้อประกันภัยแบบแยกหรือไม่ รวมถึงหลักเกณฑ์ความรับผิดชอบของบริษัทประกันภัยเป็นอย่างไร

– ระบบภาพและเสียง หากงานของคุณต้องใช้เครื่องเสียง คุณต้องมั่นใจว่า พื้นที่ที่คุณเลือกนั้นสามารถติดตั้งระบบเสียงได้ง่าย เช่นเดียวกันกับอุปกรณ์ Wi-Fi และการเชื่อมต่อโทรศัพท์มือถือหรือเทคโนโลยีอื่นๆ ที่ต้องใช้ในงานของคุณ

– ค่าใช้จ่าย คุณควรพิจารณาในประเด็นเหล่านี้ เช่น ค่ามัดจำสถานที่เป็นจำนวนเงินเท่าไร ซึ่งโดยปกติจะไม่เกินร้อยละ 50 ของค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ นอกจากนี้ ยังมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ เพิ่มเติมอีกหรือไม่ อาทิ ค่ากระแสไฟฟ้า ค่าเช่าอุปกรณ์ต่างๆ ภายในห้องจัดงาน รวมถึงคุณจะได้รับเงินคืนเท่าไรหากคุณจำเป็นต้องยกเลิกการจอง ซึ่งส่วนใหญ่จะกำหนดตามระยะเวลาที่คุณยกเลิกการจอง หากคุณยกเลิกใกล้วันจัดงานคุณอาจไม่ได้รับเงินคืนเลยก็ได้

  1. การสร้างตราสินค้าผ่านกิจกรรมทางการตลาด

หากคุณต้องการให้งานของคุณมีความโดดเด่น คุณต้องเลือกแนวคิดที่กระตุ้นความสนใจและมีความเหมาะสมกับช่วงเวลานั้นๆ ซึ่งหมายถึงคุณต้องมีแนวคิดที่เต็มไปด้วยพลังและความคิดสร้างสรรค์ รวมถึงคุณต้องรักษาแนวคิดนี้ไว้อย่างดีด้วยการใช้ชื่องานที่สอดคล้องกัน เพราะชื่องานเป็นสิ่งที่ดึงดูดความสนใจของกลุ่มเป้าหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสื่อออนไลน์

คุณควรใช้วิธีระดมความคิดในการตั้งชื่องาน และควรพิจารณาในประเด็นต่างๆ ดังต่อไปนี้

  • งานของคุณแตกต่างจากงานอื่นๆ ในกลุ่มสินค้าประเภทเดียวกันอย่างไร
  • คุณต้องการสื่อถึงอะไรผ่านงานนี้
  • อะไรคือองค์ประกอบหลักของงานคุณ

สร้างแท็กไลน์ (Tagline) เมื่อได้ชื่องานแล้วคุณควรสร้างแท็กไลน์ซึ่งเป็นข้อความสั้นๆ ที่สร้างการจดจำตราสินค้าและอธิบายถึงงานของคุณขึ้นมาด้วย

ออกแบบโลโก้ ขั้นตอนสุดท้ายคือ การสร้างสรรค์โลโก้เพื่อแสดงและสื่อสารถึงงานของคุณ ซึ่งโลโก้นั้นสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการสร้างตราสินค้าได้เป็นอย่างดี โดยจะทำให้กลุ่มเป้าหมายจดจำงานของคุณในสื่อประชาสัมพันธ์ต่างๆ ได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นเสื้อยืด ขวดน้ำ หรือกระเป๋า เป็นต้น

เมื่อคุณมีชื่องาน แท็กไลน์และโลโก้แล้ว คุณต้องใช้สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนประกอบสำคัญในการทำการตลาดของคุณ คนที่ไม่คุ้นเคยกับองค์กรของคุณก็จะเริ่มจดจำตราสินค้าของคุณ และจำได้ว่ากิจกรรมทางการตลาดดังกล่าวกำลังจะเกิดขึ้น

  1. การจัดหาพันธมิตรและสปอนเซอร์

มีองค์กรที่คุณสามารถร่วมมือด้วยหรือเลือกมาเป็นสปอนเซอร์เพื่อช่วยออกค่าใช้จ่ายบางส่วนและเพิ่มศักยภาพของงานหรือไม่ นอกจากนี้ เมื่อคุณร่วมมือกับคนหรือกลุ่มอื่นๆ ที่เข้ามาเป็นสปอนเซอร์ พวกเขาจะมีส่วนในการช่วยกระจายข่าวและทำให้งานประสบความสำเร็จมากขึ้นด้วย ในการจัดหาพันธมิตรและสปอนเซอร์คุณต้องพิจารณาปัจจัยต่างๆ ดังนี้

  • หาสปอนเซอร์ร่วมงานเพื่อจัดหางบประมาณในการจัดงานบางส่วน ซึ่งคุณสามารถเลือกสรรได้

ตั้งแต่องค์กรระดับชาติที่อาจจะช่วยสนับสนุนอาหารเย็นหรือสิ่งของสำหรับการจัดงาน ไปจนถึงธุรกิจท้องถิ่นที่สามารถสนับสนุนสินค้าหรือบริการ เช่น ดอกไม้ตกแต่งสถานที่ ของรางวัล เป็นต้น

  • ร่วมมือกับองค์กรในชุมชนที่สามารถสนับสนุนสถานที่จัดงาน ช่วยเหลือเรื่องการบริหารจัดการ หรือจัดสรรเจ้าหน้าที่มาช่วยงาน

หากคุณกำลังมองหาธุรกิจเพื่อมาเป็นสปอนเซอร์ของงานคุณ คุณควรจำไว้ว่าพวกเขาอยากร่วมมือมากขึ้นหากพวกเขาได้เห็นประโยชน์ที่จะได้รับอย่างชัดเจน การมีสปอนเซอร์ที่เต็มใจที่จะพูดแทนคุณนั้นเป็นเรื่องที่ดีมาก แต่ถ้าไม่มีคุณก็ต้องเตรียมข้อเสนอที่กระตุ้นความสนใจและทำให้เกิดความสนับสนุนในทันทีที่คุณร้องขอความสนับสนุนออกไป

  1. การเลือกใช้เครื่องมือไอเอ็มซีเพื่อสนับสนุนการจัดกิจกรรมทางการตลาด

แม้งานของคุณจะมีวิทยากรหรือการแสดงที่น่าสนใจ คุณก็ยังคงต้องมีการกระจายข่าวสารที่เกี่ยวข้องกับงานเพื่อให้กลุ่มเป้าหมายมาร่วมงาน การโปรโมตกิจกรรมทางการตลาดเริ่มต้นด้วยการประกาศบนหน้าเว็บไซต์ ข้อความสั้นๆ ในจดหมายข่าวหรืออีเมล เพื่อแจ้งวันเวลาจัดงานก่อน จากนั้นจึงกระจายข่าวทั้งทางออนไลน์และออฟไลน์ ผ่านสื่อมวลชน และพยายามกระตุ้นให้มีการลงทะเบียนอย่างต่อเนื่อง

องค์ประกอบที่คุณควรใส่ไว้แผนงานไอเอ็มซี ได้แก่

  • การประกาศทางเว็บเพจ                    – การโฆษณา
  • สื่อโซเชียล                                      – การทำสื่อ ณ จุดจัดงาน
  • การกระจายข่าวทางอีเมล                  – การติดชื่อแบรนด์ โลโก้ และ                                                               คำขวัญ
  • การติดต่อนักข่าวและสื่อมวลชน        – สิ่งพิมพ์ต่างๆ

แผนการสื่อสารของคุณจะไม่เสร็จสมบูรณ์หากปราศจากการขอบคุณในช่วงหลังเสร็จสิ้นงาน

การสรุปผลการจัดงานให้แก่สปอนเซอร์และแสดงความขอบคุณ รวมถึงจัดทำบทความเกี่ยวกับสาระสำคัญหรือความสำเร็จของงานถือว่าเป็นสิ่งที่ต้องทำ

  1. การกำหนดรายละเอียดในวันงาน

เพื่อความมั่นใจว่าคุณได้จัดเตรียมทุกอย่างไว้พร้อมแล้ว คุณควรจัดทำกำหนดการซึ่งจะเป็นสิ่งที่ช่วยให้คุณดำเนินการทุกอย่างได้อย่างครบถ้วนและทันเวลา ตั้งแต่การติดตั้งจนถึงการรื้อถอนงาน คุณควรเพิ่มเติมทุกรายละเอียดเข้าไปในกำหนดการ แม้ว่าสิ่งนั้นจะเป็นเพียงเรื่องเล็กน้อยก็ตาม เพราะจะช่วยให้คุณสามารถควบคุมทุกสิ่งทุกอย่างในงานได้

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างกำหนดการของการจัดกิจกรรมทางการตลาด

23.00 น. – ติดตั้งฉากเวที ระบบแสงเสียง จอแอลอีดี และตกแต่งสถานที่ (คุณสถาพร)

08.00 น. – ทำความสะอาดพื้นที่ (เจ้าหน้าที่ทำความสะอาดของสถานที่จัดงาน)

– ตรวจความเรียบร้อยของงานทุกส่วน (คุณวินัย)

– ทดสอบระบบแสงเสียง จอแอลอีดี (คุณภาสกร)

09.00 น.–ซ้อมคิวพิธีกร (คุณวิริยา/คุณพิจิตรา)

– ซ้อมคิววิทยากร 1 (คุณวิริยา/คุณพิจิตรา)

10.00 น.–ซ้อมคิววิทยากร 2 (คุณวิริยา/คุณพิจิตรา)

12.00 น.–ทุกฝ่ายเตรียมพร้อม (คุณวินัย)

12.30 น.– ลงทะเบียนเข้างาน (คุณรติรส)

13.00 น.–วีทีอาร์เปิดงาน (คุณสถาพร)

– พิธีกรกล่าวต้อนรับเข้าสู่งาน

– ประธานกล่าวเปิดงาน (คุณภูมิภัค)

13.30 น.–วิทยากร 1 บรรยาย

14.45 น.–พักรับประทานอาหารว่าง (คุณรติรส)

15.00 น.–วิทยากร 2 บรรยาย

16.45 น.–พิธีกรกล่าวปิดงาน

17.00 น.–รื้อถอนงานทุกส่วน (คุณสถาพร)

คุณต้องระบุไว้ในกำหนดการด้วยว่า ใครคือผู้ดูแลรับผิดชอบงานแต่ละอย่าง และต้องกำหนดหน้าที่อย่างชัดเจนด้วย

  1. การสรุปรายละเอียดของงาน

ก่อนถึงวันจัดงาน 1 สัปดาห์คุณต้องสรุปรายละเอียดของงานทั้งหมดและตรวจสอบเพื่อยืนยันว่า

งานทุกส่วนดำเนินไปอย่างถูกต้องและตรงตามแผนงานที่กำหนดไว้ เช่น

  • ตรวจสอบกับผู้ที่นำสินค้ามาร่วมจำหน่ายในงานว่ามีความพร้อมและมีข้อมูลทุกอย่างตามที่ต้องการแล้ว
  • ยืนยันแผนงานและกรอบเวลาในการติดตั้งงานกับทางสถานที่จัดงาน
  • ทดสอบอุปกรณ์ต่างๆ ที่คุณจะใช้งาน เช่น ระบบซอฟต์แวร์ หรือระบบภาพและเสียง
  • จัดทำกำหนดการดำเนินการขั้นสุดท้ายและเอกสารตรวจเช็กรายการต่างๆ สำหรับทีมงาน

และผู้ร่วมงานที่เกี่ยวข้องกับทุกฝ่าย

  • แก้ไขจุดที่บกพร่องหรือจุดที่หละหลวม เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาเมื่อทำงานจริง

 

  1. การประเมินผลความสำเร็จของกิจกรรมทางการตลาด

เมื่อคุณกำหนดเป้าหมายของกิจกรรมทางการตลาด คุณต้องคำนึงถึงวิธีการประเมินผลด้วยว่า

จะใช้วิธีการไหนตรวจสอบว่า คุณบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นหรือไม่ ซึ่งปัจจุบันมีซอฟต์แวร์การบริหารจัดการกิจกรรมทางการตลาดต่างๆ และโซเชียลมีเดียที่สามารถช่วยคุณในการประเมินผลได้ เช่น คุณสามารถติดตามผลจากผู้มาร่วมงานและพนักงานขาย เช่นเดียวกับการตรวจสอบเกี่ยวกับความประทับใจของผู้มาร่วมงานและการพูดถึงกิจกรรมทางการตลาดของคุณจากฟีดแบ็ก (Feedback) ออนไลน์บนโซเชียลมีเดีย โดยอาจใช้กฎเกณฑ์ที่เป็นสากลเกี่ยวกับการตัดสินว่า กิจกรรมทางการตลาดประสบความสำเร็จหรือไม่ นั่นคือ ถ้าผู้มาร่วมงานกลับไปอย่างมีความสุขและรู้สึกว่า พวกเขาต้องการอยู่ในงานของคุณ นั่นหมายถึงคุณประสบความสำเร็จในการจัดกิจกรรมทางการตลาดนั่นเอง

กิจกรรมทางการตลาดนั้นถือว่าเป็นกิจกรรมที่ใช้ในการบริหารตราสินค้าในยามที่เกิดเศรษฐกิจวิกฤตเช่นนี้ เพราะหากเปรียบเทียบกับการทำโฆษณาแล้วคุ้มค่ามากเมื่อเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายที่สูญเสียไป

ผู้เขียนหวังว่า การวางแผนการจัดกิจกรรมทางการตลาดทั้งสองตอนจะช่วยในเรื่องของการกำหนดแนวทางการทำงานของคุณผู้อ่านได้เป็นอย่างดี ทั้งนี้รายละเอียดของงานคงต้องนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ทางการตลาดต่อไป แล้วพบกับเรื่องราวอื่นๆ ที่น่าสนใจในฉบับหน้านะครับ!



อัพเดตข่าวสารการตลาดทุกวันได้ที่ Website: Marketeeronline.co
Facebook: www.facebook.com/marketeeronline

ติดตาม Marketeer Online ทาง Line@ : @marketeer