ดร. ธีรพันธ์ โล่ห์ทองคำ นำเสนอวิธีการสร้างแสนยานุภาพในการสื่อสารให้ทรงพลัง ว่ามีองค์ประกอบที่สำคัญอะไรบ้าง ซึ่งมีถึง 7 ขั้นตอนในการสร้างสรรค์แผนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพดังนี้
- กำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน ในการสื่อสารใดๆ ก็ตามเราควรจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของการสื่อสารนั้นขึ้นมาเสียก่อนเป็นอันดับแรก ทั้งนี้เพื่อให้รู้ว่าเราจะทำการสื่อสารนั้นเพื่ออะไร กับใคร เปรียบเสมือนเป็นการตีกรอบหรือกำหนดแนวความคิด ทำให้เราสามารถเรียงลำดับความสำคัญของสิ่งที่ควรกระทำหรือไม่ควรกระทำตามลำดับก่อนหลัง ได้อย่างถูกต้องตรงประเด็น ประโยชน์ของการกำหนดวัตถุประสงค์ที่จะชัดเจน ก็คือ มันช่วยทำให้เราทำงานได้ง่ายขึ้น ทำให้เราสามารถรู้ว่าเรากำลังสื่อสารอยู่กับใคร และควรใช้วิธีการใดในการสื่อสาร มันทำให้เราสามารถออกแบบสร้างสรรค์เนื้อหา (Content) คือการกำหนดการใช้ถ้อยคำ ข้อความ การสื่อสารด้วยภาพ หรือสัญลักษณ์ต่างๆ ให้เกิดสอดคล้อง น่าสนใจ และมีความสมบูรณ์ในการสื่อสารได้ดียิ่งขึ้น
- ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการอย่างชัดเจน ในการสื่อสารเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพนั้น เราควรจะต้องมีการกำหนดถึงผลลัพธ์ หรือสิ่งที่เราปรารถนาไว้อย่างชัดเจน เช่น เราต้องการส่งจดหมายตรงไปยังลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย จำนวน 1,000 คนโดยจะต้องมีเปอร์เซ็นต์ตอบกลับไม่น้อยกว่า 10 เปอร์เซ็นต์ นั่นหมายความว่า จะต้องมีลูกค้าที่ส่งจดหมายนั้นกลับมาถึงคุณอย่างน้อย 100 คน และสิ่งหนึ่งที่จะช่วยให้คุณประสบผลสำเร็จได้ก็คือ การใช้ตัวช่วย และมีการออกแบบถ้อยคำข้อความที่สะกิดโดนใจกับพฤติกรรมของกลุ่มเป้าหมาย ส่วนใหญ่จะหนีไม่พ้น การให้ของรางวัลที่มีมูลค่าเป็นเครื่องล่อตาล่อใจ และมีการใช้เงื่อนไขของเวลาในการเร่งปฏิกริยาการตอบกลับนั้น เช่น กรุณาตอบกลับภายใน 7 วัน คุณจะได้รับบัตรคูปองสมนาคุณมูลค่า 500 บาท
- ต้องรู้จักกลุ่มเป้าหมายของคุณ สิ่งสำคัญประการหนึ่งของการสื่อสารก็คือ เราต้องรู้ว่าใครคือกลุ่มเป้าหมายที่เราต้องการจะสื่อสารด้วย หรือเพียงเฉพาะกลุ่มคนที่มีอำนาจในการตัดสินใจ เพราะแต่ละกลุ่มก็จะมีรูปแบบ และพฤติกรรมในการเลือกรับข้อมูลและข่าวสารที่แตกต่างกัน ถ้าสื่อสารกับผู้บริหารต้องรู้ว่าผู้บริหารส่วนใหญ่มักไม่ค่อยจะมีเวลามากนัก และส่วนใหญ่มักจะอยู่ในห้องประชุม ดังนั้น เวลาสื่อสารกับคนกลุ่มนี้ต้องกระชับ ตรงประเด็น ตรงไปตรงมา มีข้อมูลสนับสนุนในการตัดสินใจ สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งของการเลือกกลุ่มเป้าหมายกับช่องทางการสื่อสารมักจะมีความสัมพันธ์และสอดคล้องต่อเนื่องกันเสมอ เพราะทุกช่องทางของการสื่อสารจะเป็นตัวเชื่อมโยงระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน ดังนั้นควรคำนึงถึงช่องทางในการสื่อสารด้วย และควรหาช่องทางที่มีประสิทธิภาพที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย
- มีการพัฒนากลยุทธ์ หมายถึง การทำให้งานนั้นบรรลุผลสำเร็จ และมีการเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้น มีการวางแผนกำหนดทิศทางไว้ล่วงหน้า โดยในข้อนี้จะให้น้ำหนักและความสำคัญไว้สอง ประการคือ
- ประการแรก การระบุช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ทั้งนี้เป็นเพราะโลกในยุคปัจจุบันมีสื่อให้เลือกใช้มากมายและมีความหลากหลาย ทั้งสื่อดั้งเดิมและสื่อใหม่ ซึ่งสื่อแต่ละสื่อก็มีข้อจำกัด จุดเด่น และจุดด้อยที่แตกต่างกัน
- ประการที่สอง พิจารณาผู้ส่งสาร ใครคือผู้ส่งสารที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด อาจจะไม่ใช่คุณ ไม่ใช่ผู้บริหารสูงสุด หรืออาจจะเป็นกลุ่มเป้าหมายของคุณ อาจเป็นการสื่อสารที่พูดถึงคุณแบบปากต่อปาก จนอาจกลายเป็นไวรัลมาร์เก็ตติ้ง เพราะสิ่งที่คุณได้กระทำด้วยการเพียงแค่บอกต่อสิ่งดีดีที่เป็นจริงจากปากของเพื่อนที่ไว้ใจคนหนึ่ง
- การพัฒนาสารที่จะส่งไปยังกลุ่มเป้าหมาย เมื่อคุณได้กำหนดและระบุลักษณะกลุ่มเป้าหมายแล้ว ก็ต้องพัฒนาสารของคุณซึ่งควรจะสั้น ชัดเจน น่าสนใจ เข้าใจได้ง่ายและสมบูรณ์แบบ สิ่งที่สำคัญต้องก่อให้เกิดการมองบวก สำหรับแนวคิด ควรมีคำพูดเก๋ๆ เป็นคติประจำใจ คือ “เราทำสิ่งนี้เพื่ออะไร…. ดีกว่าเราจะทำสิ่งนี้ทำไม” ถ้าคุณส่งสารลักษณะนี้ผ่านเรื่องราวออกไปก็จะทำให้การสื่อสารนั้นมีความแข็งแกร่งอย่างแน่นอน ทั้งในแง่ที่น่าจดจำและมีผลกระทบสูง
- วีธีการส่งสารออกไป การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ คือ การส่งสารที่ถูกต้องถึงกลุ่มเป้าหมายตรงกลุ่มในเวลาที่เหมาะสม ซึ่งควรต้องคำนึงถึงองค์ประกอบดังต่อไปนี้
- กำลังคน ใครต้องทำอะไร เมื่อไร ใครคือผู้ตัดสินใจ ใครคือบุคคลที่เราต้องปรึกษาหารือ ใครที่ต้องแจ้งให้ทราบ ใครเป็นผู้ทำงานนั้น ใครเป็นผู้รับผิดชอบควบคุมดูแลให้งานเป็นไปตามแผนดังกล่าว
- เวลา เมื่อไรคือเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการส่งสาร และต้องมีการส่งซ้ำบ่อยแค่ไหนจึงจะไม่เกิดความเบื่อหน่ายและเสียเวลาและเสียงบประมาณโดยใช่เหตุ
- ทรัพยากร แผนการสื่อสารนี้ใช้เวลาเท่าไร และต้องใช้ทรัพยากรอื่นๆ อีกหรือไม่ และสะท้อนถึงประโยชน์อย่างไร
- การประเมินผล อย่ากำหนดให้การประเมินผลเป็นแค่เพียงแค่การติดตามความก้าวหน้า ควรกำหนดให้มีการรายงานผลการประเมินเป็นรายเดือน ไตรมาสและปี เป็นอย่างไรบ้างครับ คุณผู้อ่านคงจะได้สาระกับการอ่านบทความในครั้งนี้ไม่มากก็น้อย ซึ่งฉบับต่อไปนั้นจะเป็นเรื่องใดผู้เขียนขอเก็บไว้ก่อน แล้วพบกันในฉบับหน้านะครับ บาย!“เมาท์กระจายสไตล์ธีรพันธ์”ดร. ธีรพันธ์ โล่ห์ทองคำมากก็น้อย ซึ่งฉบับต่อไปนั้นจะเป็นเรื่องใดผู้เขียนขอเก็บไว้ก่อน แล้วพบกันในฉบับหน้านะครับ บาย!
“เมาท์กระจายสไตล์ธีรพันธ์”
ดร. ธีรพันธ์ โล่ห์ทองคำ