บริษัท บูลบิค กรุ๊ป จำกัด ที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์และการจัดการนวัตกรรมและเทคโนโลยี เผยลูกค้าที่ปรึกษาเกือบ 100% หันมาใช้บริการ PMO ควบคู่การทำดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่นในองค์กรเพื่อความรวดเร็ว ชี้ PMO เป็นหน่วยงานสำคัญในการผลักดันภารกิจทรานส์ฟอร์เมชั่นให้บรรลุตามเป้าหมาย โดย PMO มีทั้งหมด 3 ระดับ คือ ระดับ Passive ระดับ Activist และระดับ Accountable เผยเดิมองค์กรส่วนใหญ่ใช้ Passive PMO เน้นบริหารจัดการภาพกว้างเป็นหลัก ซึ่งยังไม่ตอบโจทย์การทำทรานส์ฟอร์เมชั่น ถือว่าเสียโอกาสและมีต้นทุนมหาศาล แต่ปัจจุบันองค์กรหันมาใช้บริการ PMO ที่มากกว่าการเป็น Passive PMO ช่วยเร่งองค์กรให้เปลี่ยนผ่านและแข็งแกร่งในยุคดิจิทัล

นายพชร อารยะการกุล ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด เปิดเผยว่า ในยุคดิจิทัล 4.0 ทุกองค์กรหันมาให้ความสำคัญกับการมุ่งทรานส์ฟอร์เมชั่น (Transformation) ให้องค์กรสามารถแข่งขันในโลกธุรกิจยุคใหม่ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว หลายองค์กรตั้งต้นด้วยความคิดริเริ่มและกลยุทธ์ที่ดี แต่กว่า 80% กลับต้องประสบปัญหาล้มเหลวในการทำทรานส์ฟอร์เมชั่น ซึ่งหลักๆ มาจาก 6 ปัจจัยดังต่อไปนี้ 1. ขาดแรงจูงใจในการเปลี่ยนแปลง 2. ปัญหาด้านทัศนคติ 3. ปัญหาการเมืองภายในองค์กร 4. ขาดความชำนาญ 5. ความเข้าใจที่ไม่ตรงกันของบุคลากรภายในองค์กรตั้งแต่ระดับผู้บริหารลงมาถึงระดับปฏิบัติการ และ 6. ปัญหาการประสานงานฝ่ายข้ามทีม

หัวใจของการทำทรานส์ฟอร์เมชั่น คือ “ความรวดเร็ว” เนื่องจาก “ค่าเสียโอกาส คือต้นทุนมหาศาล” ในโลกยุคดิจิทัล การออกผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ล่าช้ากว่าคู่แข่งเพียงแค่ก้าวเดียว อาจส่งผลกระทบมหาศาลต่อบริษัท หรืออาจทำให้ไม่มีที่ยืนในตลาด การทำทรานส์ฟอร์เมชั่นของแต่ละองค์กรมีสูตรสำเร็จไม่เหมือนกัน จากประสบการณ์ของบลูบิค สิ่งหนึ่งที่มักพบในองค์กรที่ประสบความสำเร็จ คือการจัดตั้งหน่วยงานขึ้นเพื่อทำงานนี้โดยเฉพาะ โดยมีการกำหนดทิศทางและเป้าหมายในการทำงานที่ชัดเจน และมีความสามารถพิเศษในการควบคุม ประสานงานเพื่อให้งานต่างๆ เกิดขึ้นได้ตามแผนและตามเวลาที่กำหนด ที่เรียกว่าหน่วยงาน “PMO” หรือ Program Management Office คือหน่วยงานเฉพาะกิจที่ถูกจัดตั้งขึ้น เพื่อบริหารจัดการโปรเจกต์หรือโครงการต่างๆ ในองค์กรให้บรรลุตามเป้าหมายที่วางแผนไว้ และปัจจุบันองค์กรต่างๆ หันมาใช้บริการ PMO จากบริษัทที่ปรึกษา เนื่องจากมีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง สามารถผลักดันการทำทรานส์ฟอร์เมชั่นให้ประสบผลสำเร็จตามยุทธศาสตร์ที่องค์กรวางเอาไว้

ด้านนางฉันทชา สุวรรณจิตร์ ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการ Chief Operation Officer (COO) บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด กล่าวเสริมว่า “ลูกค้าของเราที่มีการทำดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่นในธุรกิจส่วนใหญ่จะใช้บริการ PMO ควบคู่ด้วย เนื่องจากทุกองค์กรตระหนักถึงความสำคัญว่า PMO ซึ่งเป็นปัจจัยหลักผลักดันให้การทำดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่นประสบความสำเร็จ ตัวอย่างเช่น บลูบิค กรุ๊ป ได้เข้าไปเป็นที่ปรึกษาด้านการบริหารโครงการ PMO ให้กับ บริษัท บีซีไอ (ประเทศไทย) จำกัด หรือ Blockchain Community Initiative-BCI ซึ่งเป็นผู้ให้บริการบล็อกเชนสำหรับภาคการเงินการธนาคาร โดยปัจจุบันมีธนาคารพาณิชย์เข้าร่วมใช้บริการทั้งหมด 22 ธนาคาร โดยเปิดให้บริการแรก คือระบบ Blockchain สำหรับหนังสือค้ำประกัน ช่วยลดต้นทุนดำเนินงาน และมีความสะดวกรวดเร็วในการให้บริการมากขึ้น โดยบริษัทได้เข้าไปร่วมดำเนินงานตั้งแต่การนำระบบ Blockchain ขึ้น (Go Live) อย่างเป็นทางการเพื่อให้บริการหนังสือค้ำประกันบนระบบ Blockchain ครั้งแรก (Wave 1) เมื่อเดือนมิถุนายนที่ผ่านมา และยังคงร่วมดำเนินงานกับ BCI ในการขยายการให้บริการหนังสือค้ำประกันบนระบบ Blockchain  อย่างต่อเนื่องจนถึงปัจจุบัน ซึ่งปัจจัยความสำเร็จของหน่วยงาน PMO ประกอบไปด้วย ทัศนคติที่ดี สามารถบริหารความหลากหลายของกระบวนการทำงานของแต่ละหน่วยงานได้เป็นอย่างดี เข้าใจบุคลิกของแต่ละองค์กรที่ต้องประสานงาน การทำงานแบบโปรแอคทีฟ ทำงานอย่างรวดเร็ว พร้อมแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า หาทางออกและบริหารงานโปรเจกต์ได้อย่างมีความเชี่ยวชาญ รวดเร็ว และคล่องตัว การสื่อสารที่ชัดเจน บริหารการสื่อสารให้เหมาะสมกับหน่วยงานและเหมาะสมกับคน”

การบริหารโครงการโดย PMO แบ่งออกเป็น 3 ระดับด้วยกันคือ

  • ระดับ Passive คือ การบริหารโครงการแบบกว้างๆ และสนใจคุณภาพของกระบวนการในการบริหาร เช่น เอกสารต่างๆ สถานะของโครงการ เป็นต้น
  • ระดับ Activist คือ การบริหารจัดการโครงการร่วมกับผู้จัดการโครงการและผู้ทำงานอย่างใกล้ชิด ซึ่งอาศัยความ Proactive และอาจมีการวางแผนเพื่อกำจัดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นได้ทันท่วงที
  • ระดับ Accountable คือ การที่บริหารจัดการโครงการเองตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำด้วยตัวเองตลอดทั้งกระบวนการเพื่อให้โครงการสำเร็จตามเป้าหมาย

ในองค์กรส่วนใหญ่คุ้นชินกับการใช้ Passive PMO ที่มุ่งเน้นแค่การบริหารจัดการในภาพกว้าง แต่หากองค์กรต้องการทรานส์ฟอร์เมชั่นให้สำเร็จ จำเป็นต้องมีทีม PMO ที่มีความคล่องแคล่ว ยืดหยุ่น และกระตือรือร้นสูงกว่าแบบ Passive นั่นคือ PMO ในระดับ Activist และ Accountable  โดยเฉพาะการทำทรานส์ฟอร์เมชั่นที่ต้องการความรวดเร็ว แต่การหาคนที่มีความรู้ความเข้าใจและมี Mindset ที่เหมาะสมในการทำ PMO ระดับสูงกว่า Passive เป็นเรื่องที่ท้าทายและยากมาก เพราะการคัดสรรคนที่ต้องเจอกับงานใหม่ๆ ตลอดเวลา มีความสามารถในการเรียนรู้เรื่องใหม่ๆ ได้เร็ว มีความเชี่ยวชาญด้าน Project management โดยตรง และสามารถสร้างงานจากศูนย์ได้ จะหาได้จากคนในบริษัทที่ปรึกษาหรือ PMO outsourcing จึงจะสามารถตอบโจทย์ได้มากกว่า เนื่องจากรูปแบบการทำงานของบริษัทเหล่านี้จะบีบบังคับโดยธรรมชาติของงานให้บุคลากรต้องเจอกับงานที่หลากหลาย มีความ Proactive ในการทำงาน จึงรับมือกับการบริหารโครงการต่างๆ ในโจทย์ยากๆ และต้องการผลลัพธ์ในระยะเวลาอันสั้นได้ดี ดังนั้น หลายองค์กรจึงเริ่มหันมาใช้ทีม PMO จากหน่วยงานภายนอกองค์กรเพื่อความรวดเร็ว



อัพเดตข่าวสารการตลาดทุกวันได้ที่ Website: Marketeeronline.co
Facebook: www.facebook.com/marketeeronline

ติดตาม Marketeer Online ทาง Line@ : @marketeer