กิจกรรมแทบทุกอย่างจะมีแกนและองค์ประกอบหลักที่คงไว้เสมอ ไม่ว่ายุคสมัยเปลี่ยนไปอย่างไร โดยองค์ประกอบหลัก ๆ ในสังคมการทำงาน คือ พนักงานทุกคนไล่จากระดับล่างสุดไปถึงซีอีโอและเจ้าของบริษัทที่อยู่บนสุด
ตามด้วยตัวชิ้นงานหรือผลิตภัณฑ์และบริการที่เป็นแหล่งรายได้เข้าบริษัท โดยอีกอย่างที่ขาดไม่ได้เลย คือ การประชุม ทั้งในระดับแผนกและรวมทั้งบริษัท
แม้ยุคสมัยเปลี่ยนไป มีการนำเทคโนโลยีอย่าง Zoom และ Google Meet มาใช้อำนวยความสะดวกในช่วงจำเป็นต้อง Work from Home และเริ่มมีกระแสเรียกร้องหรือเสียงสะท้อนให้เลิกเรียกประชุม
เช่น ผลสำรวจในสหรัฐฯ เมื่อเร็ว ๆ นี้ว่า กลุ่มตัวอย่างพนักงานมากถึง 92% ที่เห็นว่า ควรเลิกเรียกประชุมไปได้เสียที เพราะเปลืองงบและเสียเวลาทำงาน จนทำให้บางบริษัท เช่น Shopify เลิกประชุมไปแล้ว
ขณะที่บริษัทในปัจจุบันส่วนใหญ่ก็หันมาสื่อสารและแจ้งข่าวสารต่าง ๆ หรือแม้กระทั่งการไล่ออก ให้พนักงานได้ทราบ ผ่านทางอีเมล ซึ่งพนักงานทุกคนไม่ว่าจะเข้าทำงานในบริษัท ทำงานอยู่บ้าน
หรือสลับกันระหว่างที่บ้านกับเข้าบริษัท (Hybrid Workspace) ก็ได้รับและรับรู้ข้อมูลข่าวสารได้ทุกที่ทุกเวลา ด้วยการเปิดดูจากสมาร์ตโฟน ทำให้ทุกวันนี้การประชุมลดลงไปอย่างมาก
และคอนเซ็ปต์ในการประชุมที่เคยใช้ได้ผลอย่างกฎพิซซ่า 2 ถาดของ Jeff Bezos มหาเศรษฐีเบอร์ต้น ๆ ของโลก ก็ตกยุคไปแล้ว
แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่า การประชุมยังคงจำเป็นและเป็นหนึ่งในองค์ประกอบหลัก ๆ ของโลกการทำงาน ดังนั้น จึงมีคำถามเกิดขึ้นว่า จะเรียกประชุมอย่างไรให้เวิร์กทุกยุคทุกสมัย Marketeer ขอตอบคำถามผ่าน 3 ตัวอักษรสั้น ๆ คือ PAL
Purpose – ระบุจุดประสงค์ให้ชัด: เคล็ดลับข้อแรกที่จะให้การประชุมเกิดประสิทธิภาพสูงสุด คือ การระบุจุดประสงค์ของการประชุมให้ชัดเจน เพราะนี่เป็นการช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันก่อนเข้าประชุม
และยังทำให้พวกเขาได้เตรียมข้อมูลให้พร้อมอีกด้วย ส่วนทีมงานที่จัดประชุมก็จะประหยัดเวลา เพราะเมื่อรู้อย่างแน่ชัดแล้วว่าจะประชุมอะไรก็ไม่วอกแวกไปหาข้อมูลของเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้อง
Agenda – ประเด็นต้องชัวร์: เคล็ดลับข้อต่อมาคือ กำหนดประเด็นต่าง ๆ ให้แน่นอน ไปเลย เพื่อให้สามารถบริหารเวลาได้ดี และไม่การแตกประเด็นออกมาใหม่ระหว่างประชุมมากเกินไปจนนำมาสู่ข้อผิดพลาดโดยใช่เหตุ
ช่วยให้สามารถอธิบายประเด็นต่าง ๆ ให้ได้ใจความและพอดีกับเวลา
Limit – มีกรอบเวลาและกระชับ: เคล็ดลับข้อสุดท้ายคือ วางกรอบเวลาในการประชุมให้ชัด เพราะนี่จะเกิดประโยชน์แบบ Win Win ต่อทั้งทีมจัดการประชุมกับผู้เรียกประชุม และผู้ที่ถูกเรียกตัวมาเข้าประชุม
เมื่อระบุกรอบเวลาชัดเจนทีมจัดการประชุมกับผู้เรียกประชุมก็จะพูดกระชับ ตรงประเด็น และบริหารเวลาได้ดี ส่วนผู้ที่ถูกเรียกตัวมาเข้าประชุมก็จะสามารถเตรียมตัว ด้วยการเคลียร์งานที่ทำอยู่ให้เสร็จเรียบร้อยก่อน
หรืองานให้เดินหน้าไปได้ไกลที่สุดก่อนเข้าประชุม เพื่อไม่ให้เสียงาน ขณะเดียวกันก็ไม่สามารถใช้เป็นข้ออ้างว่าประชุมนานเกินไปจนเสียเวลาทำงาน เพราะทีมจัดประชุมได้แจ้งกรอบเวลาการประชุมชัดเจนไปแล้วนั่นเอง
ซึ่งในภาพรวมก็จะทำให้งานของทั้งบริษัทยังสามารถเดินหน้าต่อไปได้ตามเป้าอีกด้วย/fastcompany
–