เทคนิคเพิ่มทักษะ การเขียน Good writing changes things โดย รวิศ หาญอุตสาหะ

เวลาทำ Evaluation กัน เราจะพบปัญหาเรื่องหนึ่งครับ ซึ่งสำคัญแต่มักถูกมองข้าม นั่นคือเรื่องของทักษะการ “เขียน” ครับ

ถ้าถามผมนะครับ ทักษะการเขียน เป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดในการทำงานและธุรกิจเลยครับ และเรื่องนี้จะเป็นอีกเรื่องที่ผมจะบรรจุเข้าใน Mandatory Training ของศรีจันทร์ในปี 2019 ด้วยครับ

วันนี้เลยอยากมาลองแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเรื่องการเขียนกัน โดยผมนำเนื้อหาบางส่วนจากหนังสือ Writing that works และบางส่วนมาจากประสบการณ์ส่วนตัวครับ

โดยวันนี้ขอพูดถึงเฉพาะการเขียนในเรื่อง “ธุรกิจ” นะครับ

การเขียน อะไรก็ตามที่เกี่ยวกับ “ธุรกิจ” นั้นมีสองเรื่องสำคัญคือ “ความเรียบง่าย” และ “ความถูกต้อง” โดยเวลาเขียนจริงนั้น องค์ประกอบควรจะมี

1. ประโยคที่สั้น, ได้ใจความครบถ้วน และความหมายตรงที่ต้องการสื่อ: ทำให้ประโยคสั้นลงโดยตัดคำขยายความที่ไม่จำเป็นออก ระมัดระวังการใช้คำที่มีความหมายซ้ำ และทบทวนความหมายที่ต้องการสื่ออยู่ครบถ้วนไหม

2. การเลือกคำให้ง่าย ไม่ใช้พรรณนาโวหาร และจำนวนคำไม่มากเกินไป: Mark Twain กล่าวไว้ว่า การตัดจำนวนคำออก เพิ่มพลังให้การเขียน โดยเขามีหลักว่า “เขียนสาม ตัดทิ้งหนึ่ง” นั่นหมายความว่าเขียนเสร็จแล้วมาลองพิจารณาว่าอะไรที่เกินไปให้ตัดออก

3. ย่อหน้าต้องกระชับ: Wall Street Journal (WSJ) ขึ้นชื่อเรื่องการแบ่งย่อหน้า โดยปกติบทความของ WSJ นั้น แต่ละย่อหน้าจะมีประโยคไม่เกิน 3 ประโยค วิธีนี้ช่วยให้ผู้อ่านสามารถอ่านเรื่องที่ยากๆ ได้ง่ายขึ้น

4. ข้อมูลถูกต้อง: การเขียนทางธุรกิจส่วนใหญ่ต้องมีข้อมูลประกอบ การเลือกใช้ข้อมูลประกอบควรใช้แบบอ้างอิงได้ และต้องระวังวิธีการเขียน อย่างเช่น “สินค้าของเราทำให้ชีวิตลูกค้าดีขึ้นอย่างมาก” แบบนี้ไม่ดี ควรเขียนว่า “สินค้าของเรา ลดเวลาในการทำงานของลูกค้าได้ 20%” โดยมีข้อมูลประกอบด้วยเสมอ

นอกจากเรื่องหลัก 4 เรื่องแล้ว เวลาเขียนเรื่องย่อยในสถานการณ์ต่างๆ ควรเพิ่มข้อคิดดังนี้

A: Evaluation Form

1. เริ่มต้นประโยคด้วยสิ่งหลักที่ต้องการสื่อสาร: อย่างเช่น “6 เดือนที่ผ่านมา โปรเจกต์ customers’ happiness tracking เป็นสิ่งที่ผมภูมิใจมากที่สุด เพราะผมเชื่อว่าโปรเจกต์นี้เป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ยอดสั่ง e-commerce เพิ่มขึ้น 380% เทียบกับช่วงเดียวกันของปีที่แล้ว”

2. ระวังเรื่องโทนของการเขียน: หลีกเลี่ยงการชมตัวเองแบบไม่มีข้อมูล ในขณะเดียวกันก็ไม่ควรเขียนลดทอนคุณค่าของตัวเองเช่นกัน

3. ทบทวน: เขียนเสร็จแล้วทิ้งไว้หนึ่งวันแล้วกลับมาดูใหม่

B: Email

1. Subject ต้องชัด: เพราะคนส่วนใหญ่ได้รับอีเมลหลักร้อยต่อวัน ดังนั้น อีเมลที่หัวเรื่องเขียนได้แย่ทำให้คนอ่านแบบไม่ตั้งใจ

2. ระวัง “texting glitch”: เนื่องจากตัวอักษรสื่ออารมรณ์ไม่ได้ หลายครั้งเนื้อหาที่ดูธรรมดาอาจจะกลายเป็นเกรี้ยวกราดได้ ถ้าใส่คำผิดเพียงคำเดียว เรื่องนี้ทำคนทะเลาะกันมาเยอะแล้ว

3.เวลาเขียนอีเมลตอนโมโห: เขียนเสร็จแล้วให้ save draft ไว้ก่อน ทิ้งไว้สัก 2 ชั่วโมงแล้วกลับมาอ่านใหม่ เกือบ 100% คุณจะแก้เนื้อหาในอีเมลนั้น

4. ตรงประเด็น: เข้าประเด็นที่ต้องการจะสื่อตั้งแต่ประโยคแรก ถ้าต้องการ action: ให้เขียนถึงคนที่ต้องการจะให้ทำเพียงคนเดียว เช่น Dear XXXX อย่าใช้ Dear All แต่สามารถ CC คนอื่นตามสมควรได้ บอกด้วยว่าต้องการเมื่อไร เช่น หลีกเลี่ยง “looking forward to hearing from you” แต่ให้เขียน “ Please inform of your decision by December 8 2018 “

5. มารยาทการ CC: เวลาจะ CC ใคร ช่วยดูด้วยว่าเขาเกี่ยวข้องจริงไหม ถ้าอีเมลไหนมีคนถูก CC เกิน 10 คน มีความเป็นไปได้ว่าเริ่มจะมีคนที่ไม่เกี่ยวแล้ว

C: Business Plan & Report

1. ภาษาและคำศัพท์: ใช้ภาษาที่เป็นทางการแต่อ่านง่าย ใช้ศัพท์เฉพาะทาง และ/หรือ ศัพท์ทางเทคนิคเท่าที่จำเป็น

2. วางโครงสร้างก่อน: หัวเรื่องชัดเจน , เนื้อหาต้องต่อเนื่องกัน และทุกอย่างต้องมีที่มาที่ไป

3. ข้อมูลอ้างอิง: กรณีที่มีการใช้ chart หรือ กราฟต่างๆ ต้องมีคำอธิบายภาพรวมด้วย เช่น แทนที่จะมีแค่ “กราฟแสดงราคาเฉลี่ยของสินค้าคู่แข่ง” ให้เขียนเพิ่มด้วยว่า “แนวโน้มการแข่งขันด้านราคาสูงขึ้นทุกปีใน 5 ปีที่ผ่านมา” เพื่อให้คนอ่านเข้าใจภาพรวมได้โดยง่าย

D: Speech

1. บทร่าง: ไม่ต้องเขียนทุกตัวอักษรที่จะพูด แต่ขอให้เขียนหัวข้อที่จะพูดให้ต่อกันแล้วเข้าใจ

2. ตัวเลข: ถ้าอยากให้การพูดทรงพลังมากๆ ต้องท่องตัวเลขสำคัญๆ ไว้ให้ได้หมด โดยไม่ต้องหยิบโพยมาอ่าน ให้นึกถึงเวลาดู TED แล้วคนพูดสามารถพูดตัวเลขได้แม่นยำมันทำให้การพูดนั้นทรงพลังมากครับ การจะทำแบบนี้ได้เริ่มมาจากการเขียน script ของ speech ที่ดีก่อน

3. ตอนจบ: ต้องทำให้เรื่องทั้งหมดครบลูป และอย่าลืมที่จะทิ้งข้อคิดไว้ด้วย

E: Get Funding

1. เริ่มต้นให้ตรงประเด็นสุดๆ: บอกเลยว่าจะเอาเงินไปทำอะไร และมันจะช่วยหรือแก้ปัญหาให้ชีวิตคนอื่นดีขึ้นได้อย่างไร การเขียนตรงนี้ให้ใช้เวลาเยอะๆ เพราะจุดประสงค์คือ ต้องการให้คนที่อ่านนั้น “อิน” ตั้งแต่ย่อหน้าแรก

2. เรียงเรื่องแบบพีระมิด: คือเริ่มต้นบนสุดถึงจุดมุ่งหมายหลัก แล้วค่อยแตกย่อยมาที่ฐานของพีระมิด แต่เรื่องย่อยๆ ทั้งหมดนั้นไม่หลุดออกจากจุดมุ่งหมายหลักเลย และทุกเรื่องส่งเสริมกันหมด (เรื่องนี้เป็นเรื่องที่เวลาผมอ่านเคส ผมจะดูเป็นเรื่องหลักเสมอ)

3. ตัวเลข: เลือกใช้เท่าที่จำเป็น หรือมีเรื่องจะเขียนถึงเท่านั้น ตัวเลขหรือกราฟที่เหลือทั้งหมดให้ใส่ไว้ในภาคผนวก

F: Resume & Cover Letter

1. ความยาว: โดยปกติผมจะให้น้ำหนักกับ Resume ที่ความยาวไม่เกิน 1 หน้าก่อนเสมอ

2. บทสรุป: เขียนชัดๆ ในประโยคเดียวสรุปใจความของ Resume เช่น “Sales Manager ที่มีประสบการณ์การขาย 15 ปี มี track record ในการบริหารทีมขายที่ยอดเยี่ยม”

3. รายละเอียด: ในแต่ละงานที่ผ่านมาขอให้ใส่รายละเอียดที่เกี่ยวข้องเท่านั้น โดยการพิจารณาว่าอะไรเกี่ยวไม่เกี่ยวให้ดูตำแหน่งงานที่สมัคร พวกที่ไม่เกี่ยวหรือไม่ update ตัดออกให้หมด

4. Cover Letter: ไม่ต้องอวยผู้รับสมัคร, เขียนให้กระชับ, สั้น ,สื่อความหมายว่าทำไมถึงสมัครงานและคาดหวังอะไร โดยความยาวไม่ควรเกินครึ่งหน้า

G: Hand Written Note

1. เลือกโอกาส: จดหมายแบบเขียนด้วยมือนั้นกลายเป็นของที่คนให้ความสำคัญมาก ดังนั้นเลือกโอกาสที่จะเขียน ส่วนมากเราจะเลือกใช้กับอะไรที่ต้องการ Personal touch มากๆ

2. เลือกกระดาษและปากกา: ทุกอย่างแสดงถึงความใส่ใจเสมอ

 

ก่อนส่งออกอย่าลืมตรวจอีกรอบเพื่อให้แน่ใจว่า มาตรฐาน 4 ข้อของเรา คือ “ประโยค”, “คำ”, “ย่อหน้า” และ “ข้อมูล” นั้นสั้น กระชับ เข้าใจง่าย และถูกต้อง ส่วนเรื่องตัวสะกดนั้น สำหรับคนที่สะกดผิดเยอะมากๆ แบบผม แนะนำให้หาคนอื่นตรวจดีกว่าครับ เพราะบางทีเขียนเองตรวจเองมันมักไม่เจอ อันนี้จากใจจริงครับ

สุดท้ายถ้ามีเวลา และเป็นการเขียนที่สำคัญจริงๆ ลองให้คนอื่นอ่านดูครับ ว่าเขาได้ใจความแบบที่เราต้องการจะสื่อไหม ถ้าได้ก็ส่งออกได้เลยครับ

อ้อ! เวลาเขียนถ้านึกอะไรไม่ออกเลย ให้นึกคำพูดของ Albert Einstein

“If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough.”

อัพเดตข่าวสารการตลาดทุกวันได้ที่ 
Website : Marketeeronline.co / Facebook : www.facebook.com/marketeeronline



อัพเดตข่าวสารการตลาดทุกวันได้ที่ Website: Marketeeronline.co
Facebook: www.facebook.com/marketeeronline

ติดตาม Marketeer Online ทาง Line@ : @marketeer