การแบ่งเวลา เรื่องง่ายๆ กับ 4 เคล็ดลับจากสุดยอด Productivity Guru แห่ง Google

Laura Mae Martin ผู้นำทีม Productivity@Google Program กล่าวว่า การมี Productivity Skill นั้นสำคัญมากที่จะช่วยเราบริหารเวลาในทุก ๆ เรื่องของชีวิต

สิ่งที่เราได้เรียนรู้จากการทำงานที่ Google คือทักษะด้าน Productivity นั้นสามารถพัฒนาได้อยู่เสมอ โดยหลักการแล้วมันคือการสร้างนิสัยการทำงานที่ดีที่เราสามารถนำไปใช้ได้ตลอดทั้งปี และในทุก ๆ ระดับการทำงานไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารระดับสูง หรือคนที่เพิ่งเริ่มทำงานใหม่

การบริหารเวลาสำหรับงานใหญ่และงานเล็ก

เรามักผัดวันประกันพรุ่งเมื่อเผชิญกับงานสเกลใหญ่ที่ยากและใช้เวลาทำนาน ๆ  การลงมือทำงานใหญ่มักทำให้เรารู้สึกประหม่า ดังนั้นเราจึงมักเลื่อนงานยาก ๆ ออกไปเรื่อย ๆ และ หันไปจับงานที่สำคัญน้อยกว่า หรือเร่งด่วนน้อยกว่าแทน เมื่อ Deadline เข้ามาใกล้มากเท่าไรเรายิ่งประหม่ามากขึ้นเท่านั้น และเลื่อนงานออกไปเรื่อย ๆ

นอกจากเราจะทำงานได้ไม่ทัน Deadline แล้ว การผลัดวันประกันพรุ่งยังทำให้เราบริหารเวลาได้มีประสิทธิภาพน้อยลงไปอีก ตัวช่วยที่ให้เราไม่ผัดวันประกันพรุ่ง คือการหา “Power Hour” หาช่วงเวลาที่เรา Productive ที่สุด และทำงานยาก ๆ ในช่วงเวลานั้น เช่น ถ้าเราคิดว่าเรา Productive ที่สุดในเวลา 7 โมงเช้า ถึง 9 โมงเช้า เราควรจัดเวลาประชุม หรือการตอบ Email สำคัญไว้ในช่วงเวลานั้น และหาช่วงเวลาที่เราไม่ค่อย Productive สำหรับงานที่เล็กกว่า งานเอกสาร การประชุมยิบย่อย หรือพูดคุยสัพเพเหระกับเพื่อนร่วมงาน

อีกวิธีที่ช่วยลดเวลาการทำงานได้คือเลือกงานที่เราต้องทำบ่อย ๆ และหาวิธีที่จะทำงานนั้น ๆ โดยใช้เวลาน้อยลง เรามักใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการตอบ Inbox หรือ VDO Call หาเวลาที่จะศึกษาวิธีการจัดงานประจำวันให้ดียิ่งขึ้นจะช่วยให้เราประหยัดเวลาทำงานได้มากขึ้น

วางแผนล่วงหน้าให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

การบริหารเวลานั้นเป็นทักษะที่จำเป็นอย่างยิ่งยวด แต่การจดจ่อกับงานตรงหน้าที่เราจัดสรร Slot เวลาไว้แล้วนั้นสำคัญยิ่งกว่า เราทำใจไว้ได้เลยว่าต้องมีงานอื่น หรือคนอื่นเข้ามาขัดจังหวะ เราควรเตรียมตัวรับมือ และเรียนรู้ที่จะจัดการกับการถูกขัดจังหวะ Tip ที่จะช่วยให้เรา Focus ได้ดีขึ้นคือ เปิดงานแค่งานเดียว และ ปิด Notification ทั้งหมด ช่วยให้เราจดจ่อกับงานตรงหน้าได้ดีขึ้น และช่วยลดการผัดวันประกันพรุ่งได้ สิ่งที่เราแนะนำถัดมาคือการทำ To-Do List ตั้งแต่คืนก่อนหน้า เพื่อเราจัดเรียงลำดับความสำคัญของงานต่าง ๆ ได้ดียิ่งขึ้น และคำนวณเวลาคร่าว ๆ ได้ว่าเราต้องใช้เวลาทำงานในแต่ละงานมากน้อยแค่ไหน ก่อนเริ่มวันทำงาน

การฝึกให้เราจดจ่อกับงานที่อยู่ตรงหน้าทำให้เราทำงานที่มีความสำคัญที่สุดสำเร็จลุล่วงไปได้ก่อนงานอื่น ๆ ท้ายที่สุดแล้ว การ “ตอบรับ” สิ่งหนึ่ง เท่ากับการ “ปฏิเสธ” อีกสิ่งหนึ่งเช่นกัน ไม่มีอะไรที่ได้มา โดยที่ไม่เสียอะไรไป ยกตัวอย่างเช่น เราตอบรับเข้าประชุม ที่จริง ๆ แล้วเราไม่ต้องเข้าก็ได้ เท่ากับเราเสียเวลาที่จะทำ Project ที่ต้องทำให้สำเร็จลุล่วง ดังนั้นหันมาเช็กลำดับความสำคัญของงานอยู่เสมอ

อัปเกรด To-Do List เสียบ้าง

อาจจะดูธรรมดา แต่ To-Do List นี่แหละที่ช่วยให้เราบริหารจัดการงานต่าง ๆ ได้ดีที่สุด เวลาที่เราทำ To-Do List ให้คิดว่าเรากำลังวาดแผนที่สำหรับงานที่ต้องทำในตลอดทั้งวัน อย่างไรก็ดี เราควรจัดการ To-Do List ให้ดี ให้เป็นมากกว่าแค่รายการงานที่ต้องทำ เพื่อ Productivity ที่มากขึ้น และเพิ่มความสุขในการทำงานให้มากขึ้น

เราใช้ Daily Plan เพื่อเป็น Guideline ซึ่งเราแนะนำให้เพื่อนร่วมงานทุกคนรวมถึงผู้บริหารของเราใช้ Daily Plan นี้ เราแนะนำให้เขียน Daily Plan ในคืนก่อนหน้า เพื่อที่จะบริหารงานในวันถัดมาให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เรามีส่วนที่ให้ List งานต่าง ๆ โดยอิงจากความเร่งด่วนและเวลาที่ใช้ นอกจากนั้น เรายังให้เขียนสิ่งที่เรารู้สึกขอบคุณในวันนั้นลงไปใน Daily Plan ด้วย จากงานวิจัยพบว่าการเขียนสิ่งที่เราขอบคุณช่วยให้เราจดจ่อกับงานได้ดีขึ้น และช่วยลดภาวะ Burn Out ได้อีกด้วย

การแบ่งเวลา ด้วยการออกแบบ Productivity ในแนวทางที่เหมาะสมกับตัวเรา

ทุกคนมีสไตล์การทำงานที่ต่างกันออกไป เราควรรู้ว่าแนวทางแบบไหนที่เราทำแล้วได้ผล (และแบบไหนที่ไม่ได้ผล) จะช่วยให้เราค้นพบแนวทาง Productivity ในแบบของเรา ยกตัวอย่างเช่น คนที่ชอบจดงานลงสมุดเวลาประชุม การฝึกให้พิมพ์ได้เร็วขึ้นไม่ได้ช่วยให้คนนั้นทำงานได้เร็วขึ้น หรือการจดงานแบบ Bullet Journal ไม่เหมาะกับคนที่ทำทุกอย่างบนคอมพิวเตอร์ หาเวลาที่จะวิเคราะห์ตัวเองว่าเรา Productive ที่สุดในงานแบบไหน? เราทำงานอย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย? งานประเภทไหนที่เพิ่มพลังในการทำงานของเราให้ลุกโชน? รวมถึงวิเคราะห์ว่างานแบบไหนที่เรามักไม่ค่อย Productive ด้วยเช่นกัน และหาจุดร่วมของงานเหล่านั้น

ถ้าเราไม่แน่ใจว่าวิธีการแบบไหนที่เหมาะกับเรา หรือไม่รู้จะเริ่มต้นตรงไหน เรามี Productivity Guide ที่ครอบคลุมตั้งแต่การเขียน Email ไปจนถึง Staff Meeting และการมีความสุขในการทำงาน อย่างที่เรารู้กันมี Strategy มากมายที่ช่วยให้เราทำงานได้อย่าง Productive มากขึ้น แต่ไม่ใช่ทุกวิธีจะได้ผลกับทุกคน

ในปีที่ผ่านมาเป็นปีที่ท้าทายทั้งกับพนักงานและบริษัท แต่ก็เป็นโอกาสที่ดีให้เราเรียนรู้ที่จะรับมือกับความท้าทายเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และมีความสุขมากยิ่งขึ้นในปี 2022 เปลี่ยนนิสัยเล็ก ๆ ในทุก ๆ วันจะช่วยเพิ่ม Productivity ในการทำงานที่ใช้ได้ตลอดชั่วชีวิต

ที่มา: fastcompany.com

อัพเดตข่าวสารการตลาดทุกวันได้ที่ 
Website : Marketeeronline.co / Facebook : www.facebook.com/marketeeronline



อัพเดตข่าวสารการตลาดทุกวันได้ที่ Website: Marketeeronline.co
Facebook: www.facebook.com/marketeeronline

ติดตาม Marketeer Online ทาง Line@ : @marketeer

เพิ่มเพื่อน