ข้อมูลมากแค่ไหน ก็ Present ได้ดีไม่พลาด

คงมากมายขนาดนับนิ้วไม่ไหว หากถามว่าตลอดเส้นทางการทำงานของคนในสาขาอาชีพต่างๆ โดยเฉพาะแวดวงการตลาดและอุตสาหกรรมโฆษณา ต้องนำเสนอผลงาน (Presentation) ต่อหน้าเพื่อนร่วมงาน หัวหน้าหรือลูกค้ากี่ครั้ง ซึ่งหนึ่งในความประมาทที่เกิดขึ้นบ่อยๆ คือการนำข้อมูลมากมายมา Present แบบไร้การจัดระเบียบ จนส่งผลเสียต่อทั้งผู้นำเสนอและผู้ฟัง ไม่ต่างจากการต้องมาทนดูการพายเรือในอ่างที่น่าเบื่อ

เพราะกันไว้ย่อมดีกว่าพลาดมาแก้ทีหลัง เรื่องแย่ๆ ที่เกิดจากความประมาทจึงไม่ควรเกิด โดยต่อไปนี้คือวิธีง่ายๆ ที่นอกจากสามารถกันคุณจากการหลงทางอยู่กลางทะเลข้อมูลแล้ว ยังช่วยทำให้ Presentation น่าสนใจ ไม่ว่าข้อมูลที่ใช้จะมีมากแค่ไหนก็ตาม

อย่าอวดว่ารู้ทุกอย่าง : อย่างแรกเลยที่ควรเตือนตัวเองทุกครั้ง หากข้อมูลสำหรับ Presentation มีมากคือ เน้นเฉพาะประเด็นที่จำเป็น ลงรายละเอียดแต่พอดี และอย่าขยายความหรือใส่สิ่งที่รู้เพิ่มเข้าไปอีกเด็ดขาด ไม่ต่างจากช่างประปาที่ทำเฉพาะแก้ไขปัญหาน้ำรั่วซึมจากท่อในบ้านลูกค้า ไม่ใช่มาสาธยายว่าท่อน้ำมีกี่ประเภทให้เจ้าของบ้านฟัง เพราะการเพิ่มข้อมูลอื่นเข้าไปนอกจากจะเป็นการต่อความยาวสาวความยืดโดยใช่เหตุแล้ว ยังฉุดให้ภาพลักษณ์คุณเสื่อมเสีย คนอื่นจะมองว่าคุณเป็นคนชอบอวด และปัจจุบันทุกคนก็สามารถหาข้อมูลต่างๆ เพิ่มได้เองผ่าน Google อยู่แล้ว

พูดตามทางที่วางไว้ : ถัดจากการเน้นเฉพาะประเด็นที่ใช้ Present พร้อมรายละเอียดแต่พอดีแล้ว ที่ต้องทำอย่างถัดมาคือนำเสนอเนื้อหาอย่างเป็นขั้นเป็นตอนและตามลำดับความสำคัญ เพื่อให้ Presentation ดำเนินไปอย่างราบรื่น และผู้ฟังเข้าใจเนื้อหาได้ในเวลาไม่นาน ไม่ต่างจากนักบินที่บินไปตามเส้นทางบินและตารางเวลาที่กำหนดไว้ เพื่อให้ทั้งผู้โดยสารและลูกเรือที่สนามบินปลายทางด้วยความปลอดภัยและตรงเวลา

ไม่เยิ่นเย้อกับเรื่องเก่า : ต่อให้เตรียมตัวมาดีแค่ไหน เมื่อ Presentation ดำเนินไปอาจต้องโยงถึงเรื่องเก่าบ้าง เพื่อเท้าความหรืออธิบายที่มาที่ไปสถานการณ์ไนปัจจุบัน ทุกครั้งที่เข้าสู่เงื่อนไขดังกล่าวควรอธิบายแค่พอสังเขปและกระชับ เพราะยิ่งย้อนไปไกลจะยิ่งเสียเวลาทั้งของคุณและของผู้ฟัง ขณะเดียวกันฝ่ายหลังเองก็คงสนใจอยากรู้ข้อมูลที่กำลังนำเสนออยู่มากกว่า และการทำให้ผู้ฟังเบื่อด้วยข้อมูลเก่าจากเรื่องที่ผ่านมาแล้ว อาจทำให้ Presentation ครั้งนี้ไม่ประสบผลสำเร็จอย่างที่หวังและ Presentation ครั้งต่อไปไม่ได้รับความสนใจเท่าที่ควร

เปลี่ยนมาเล่าด้วยภาพ : สมองของมนุษย์จะจดจำภาพได้ดีกว่า ข้อวามและตัวเลข ดังนั้นหากสามารถย่อยผลการศึกษา ผลสำรวจ และการวิจัยต่างๆ ออกมาเป็นภาพได้ Presentation ของคุณจะทั้งเข้าใจง่ายขึ้นและทวีความน่าสนใจ เพราะไม่ต้องเปลืองเวลาขบคิดและทำความเข้าใจ ขณะเดียวกันภาพยังเป็นสัญลักษณ์สากลที่สามารถข้ามกำแพงภาษาได้อีกด้วย อย่างไรก็ตามในการแปลงข้อความหรือตัวเลขให้เป็นภาพ ทั้งแผนภูมิ กราฟ หรือ Infographic ควรเรียบง่ายและภาพที่ใช้ควรสอดคล้องกับข้อมูลด้วย / fastcompany