โลกพ้นวิกฤตแล้ว แต่สถานการณ์โรคระบาดครั้งใหญ่ดังกล่าวก็ยังฝากร่องรอยและผลกระทบทิ้งไว้ โดยหนึ่งในหลักฐานที่ชัดเจน คือผู้คนสื่อสารผ่านช่องทางออนไลน์กันได้คล่องขึ้น เพราะช่วงที่การระบาดรุนแรงจำเป็นต้องใช้ชีวิต เรียน และทำงานแบบติดบ้านนั่นเอง
ในส่วนของสังคมการทำงานแม้บริษัทส่วนใหญ่กลับเข้ามาทำงานในออฟฟิศกันแล้ว แต่ก็มีอีกไม่น้อยที่หันมาทำงานแบบผสมผสาน
ทำงานในออฟฟิศสลับกับอยู่บ้าน (Hybrid work space) จึงทำให้การสื่อสารกันผ่านช่องทางออนไลน์ ทั้งประชุมออนไลน์ และสื่อสารผ่านวิดีโอคอลยังคงมีความจำเป็น
นี่เองทำให้มารยาทในการสื่อสารผ่านออนไลน์ และทักษะการสังเกตสิ่งที่ไม่แสดงออกจากคำพูด (Non-verbal) หรือภาษากายของคู่สนทนา เป็นเรื่องที่ต้องใส่ใจและทำพลาดไม่ได้เมื่อจำเป็นต้องสื่อสารผ่านออนไลน์กันขึ้นมา
โพรไฟล์เป๊ะและแต่งกายสุภาพ: มารยาทอย่างแรกในการสื่อสารผ่านออนไลน์ เมื่อต้องสนทนากันแบบเป็นการเป็นงานคือ ภาพตัวเราทั้งที่รูปแทนตัวและการแต่งกายต้องสุภาพเรียบร้อย เพราะเป็นการแสดงความเป็นมืออาชีพ และให้เกียรติคู่สนทนา
การเรียกประชุมออนไลน์ส่วนใหญ่มักมาจากฝ่ายหัวหน้า จึงต้องแต่งตัวให้เรียบร้อยที่ท่อนบนเป็นอย่างน้อย ใกล้เคียงกับอยู่ในออฟฟิศ
แม้หัวหน้าหรือบริษัทอนุโลมให้แต่งตัวสบาย ๆ ได้แต่ก็ไม่ควรสบายเกินไป ถึงขนาดใส่เสื้อกล้ามหรือชุดนอน เพราะจะเป็นสัญญาณว่าไม่ให้ความสำคัญกับการประชุม จนเสี่ยงถูกเตือนหรือตัดเงินเดือนได้
เรื่องนี้ยืนยันได้จากผลสำรวจในสหรัฐฯ ที่ว่า 92% กลุ่มตัวอย่างผู้บริหารระบุว่า พนักงานที่ปิดกล้องเมื่อเรียกประชุมออนไลน์อาจหมดอนาคตในบริษัท
ฉากหลังและมุมกล้องก็สำคัญ: ฉากหลัง (Background) ด้านหลังควรเป็นพื้นเรียบ ๆ หรือฉากสำเร็จรูปต่าง ๆ เพื่อความเรียบร้อย ส่วนถ้าอยากสื่อถึงตัวตนหรือเรื่องที่สนใจ อาจเป็นหนังสือหรือของสะสม
แต่ไม่ควรเป็นชั้นวางของระเกะระกะ เพราะแสดงให้เห็นออกไปว่าไม่พร้อมสนทนาและเป็นคนไม่เป็นระเบียบ อันจะส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์
มุมกล้องก็เป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้ามเด็ดขาด โดยควรเป็นมุมระดับสายตา และไม่สูงหรือต่ำกว่า ให้คู่สนทนาแหงนขึ้นหรือก้มลงมาจนดูเป็นเหมือนการดูถูก
เรื่องกล้องในการสนทนายังรวมถึงการไม่ทิ้งหน้าจอหรือปิดกล้องไปนาน ๆ แม้จะสามารถฟังเสียงทำให้การสนทนาไม่ขาดหาย เพราะนี่เป็นการแสดงว่าไม่ได้ใส่ใจการสนทนาอย่างจริงจังนั่นเอง
ตอบกลับไวและตามองคู่สนทนา: จำไว้เสมอว่าการประชุมออนไลน์ คือการประชุมเห็นหน้ากันจริง ๆ ในออฟฟิศ แต่ย้ายมาอยู่ในแพลตฟอร์มออนไลน์ ดังนั้นต้องตอบกลับให้ไวและตามองจอเหมือนสนทนากันแบบเห็นหน้าเสมอ
สำหรับการสื่อสารทางอื่นโดยเฉพาะทางโทรศัพท์ควรละไปก่อน เพื่อไม่ให้รบกวนการสนทนา
ส่วนถ้ามีการยิงมุกหรือเรื่องตลกแทรกมาในบทสนทนา ก็สามารถยิ้ม หัวเราะ หรือส่ง Emoji ได้ เพราะนอกจากเป็นการแสดงให้เห็นว่าคุณสนใจการประชุมออนไลน์ครั้งนี้อยู่ตลอดเวลาแล้ว ยังเป็นการลดความเครียดและสร้างสีสันให้กับการประชุมออนไลน์อีกด้วย
อย่ามองข้าม ‘สัญญาณ’ ต่าง ๆ: ทักษะอย่างสุดท้ายในการประชุมออนไลน์คือ คือการสังเกตภาษากายของคู่สนทนา การวางมือ สายตา สีหน้าท่าทาง โดยหากพบอวจนภาษาที่แสดงความไม่พอใจ ก็ควรเร่งปรับตัว หรือสอบถาม
ประโยชน์ที่ได้ของการอ่านอวจนภาษาที่ย้ายมาอยู่โลกออนไลน์เหล่านี้ ช่วยให้คุณกับคู่สนทนาไม่ว่าจะเป็นหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานยังต่อกันติด และพร้อมเป็นการลดระยะห่างของการสื่อสารทางไกลอีกด้วย/bbc
–